Dalam perkhidmatan personel organisasi, perusahaan, sebilangan besar dokumen disimpan: pesanan untuk pengambilan pekerja, pemberian cuti, pemindahan, penghargaan, pembayaran tunai tambahan, pemberhentian dan lain-lain. Kepentingan memelihara dokumen tersebut adalah disebabkan oleh keperluan menyimpan rekod dokumen setiap pekerja tertentu. Tugas membentuk dokumen dalam kes dengan betul dan cepat diserahkan kepada pegawai pegawai.
Arahan
Langkah 1
Pembentukan kes adalah penempatan dokumen yang dieksekusi ke dalam kes. Kumpulkan dokumen ke dalam kes untuk setiap tahun kalendar, kecuali kes yang dibentuk pada mulanya dan tidak dalam satu tahun kalendar. Kes seperti itu merangkumi: fail peribadi pelajar, pekerja, pekerja, kes forensik, kes pencen, sejarah perubatan, dan juga dokumen perakaunan lain.
Langkah 2
Pembentukan akhir fail peribadi pelajar, pelajar, pascasiswazah harus dilakukan setelah tamat pengajian dari institusi pendidikan atau pengajian pascasiswazah; pekerja dan pekerja - setelah pemecatan mereka; sejarah perubatan - setelah memberikan pelepasan pesakit; kes mahkamah - sejurus selepas perbicaraan berakhir dan penyampaian keputusan; kes pencen - setelah pembayaran pencen ditamatkan.
Langkah 3
Semasa membuat persediaan penyimpanan arkib, gabungkan fail peribadi pekerja yang dibuang ke dalam fail peribadi, jika jumlah helaian tidak melebihi dua ratus lima puluh. Perkara yang sama berlaku untuk orang yang telah lulus dari institusi pendidikan. Anda juga boleh membuat fail peribadi individu sebagai unit penyimpanan yang berasingan. Peraturan ini berlaku untuk fail peribadi simpanan kekal.
Langkah 4
Semasa membuat fail peribadi, pertimbangkan tempoh penyimpanan yang berbeza. Berkenaan dengan kes jangka hayat jangka panjang dan kekal, bentuknya secara berasingan, dan masukkan juga ke dalam inventori yang berbeza.
Langkah 5
Kumpulkan pesanan oleh kakitangan ke dalam kes mengikut tempoh penyimpanan yang ditetapkan. Dalam setiap fail peribadi, dokumen dimasukkan dalam urutan kronologi, iaitu dari awal hingga akhir tahun, dan juga pada tarikh persetujuan, penyusunan, pendaftaran mereka.
Langkah 6
Kes yang terbentuk dari akaun peribadi, kad peribadi, buku kerja, serta pakaian fail peribadi, disusun secara sistematik mengikut urutan abjad. Semasa menggunakan reka bentuk sedemikian, lakukan penjelasan tambahan dengan menunjukkan tiga huruf pertama dalam nama orang yang telah dibuka fail peribadi.
