Surat perniagaan digunakan di syarikat ketika berkomunikasi dengan rakan kongsi, pembekal, pekerja, pelanggan. Dokumen ini memainkan peranan penting dalam mewujudkan imej positif syarikat. Oleh itu, perlu menyusun surat perniagaan dengan betul, cekap, jelas, dan sederhana dan mudah. Ia harus bermaklumat dan mengejar matlamat yang perlu dicapai oleh organisasi daripada penerima. Untuk memahami apa itu surat perniagaan, anda perlu melihat lebih dekat strukturnya.
Di sudut kanan surat perniagaan anda, letakkan logo syarikat anda. Sekiranya syarikat itu tidak memilikinya, tulis nama organisasi, serta alamat sah dan butiran wajibnya, yang, sebagai peraturan, tertera pada cap. Ini adalah TIN, KPP, akaun semasa, akaun koresponden, BIK dan maklumat lain mengenai akaun dan bank di mana ia dibuka.
Setelah logo dan cap syarikat, masukkan data peribadi penerima jika surat perniagaan dihantar kepada orang tertentu. Apabila dokumen itu ditujukan kepada syarikat, tuliskan namanya, alamat lokasi.
Di tengah-tengah helaian, anda harus menulis rayuan kepada penerima. Sekiranya surat itu ditujukan kepada orang tertentu, tulis, misalnya, seperti ini: "Petr Efremovich yang terhormat!" Apabila surat dihantar ke syarikat, pilihan berikut adalah mungkin: "Rakan kongsi yang terhormat!" Harap diperhatikan bahawa ketika memanggil penerima, kata-kata tidak dapat dipersingkat. Sekiranya surat itu bersifat peribadi, anda boleh menulisnya seperti ini: "Yuri Albertovich yang terhormat!"
Dalam badan surat perniagaan, tulis dahulu peristiwa yang mencetuskan situasi tertentu. Seterusnya, nyatakan tujuan surat itu. Pertimbangkan bahagian dokumen ini dengan teliti. Dengan jelas, ringkas, dalam bahasa yang dapat diakses, tulis tuntutan, jemputan, permintaan, tawaran, respons, ucapan selamat, permintaan atau tujuan lain yang mendorong anda menulis surat itu.
Kemudian ringkaskan surat perniagaan, iaitu tuliskan hasil yang ingin anda terima dari penerima. Sekiranya anda, misalnya, menjemput pasangan anda ke persembahan barang, maka anda harus menunjukkan yang berikut: "Kami harap anda mengunjungi pameran, pilih produk yang tepat."
Dalam beberapa kes, dokumen dilampirkan pada surat perniagaan. Sekiranya anda menjemput, sebagai contoh, pasangan anda ke pameran, pastikan untuk menyampaikan undangan kepada penerima untuk acara ini.
Lengkapkan surat perniagaan anda dengan betul. Umumnya diterima bahawa anda perlu menuliskan kata-kata: "Ikhlas …", dan kemudian menunjukkan data peribadi dan kenalan orang yang atas nama dokumen itu telah dibuat.
