Fail peribadi semua pekerja yang sudah bersara dan yang telah bersara mesti dihantar ke arkib untuk penyimpanan (Artikel 17 Undang-Undang Persekutuan No. 125-F3). Seorang pekerja jabatan personel berkewajiban menyediakan folder dengan dokumen dan memindahkannya kepada pekerja arkib yang sah dari tangan ke tangan.
Perlu
- - folder;
- - pengikat;
- - pensel;
- - inventori;
- - memindahkan inventori.
Arahan
Langkah 1
Sebelum menyerahkan fail peribadi ke arkib, sediakan dengan teliti semua dokumen yang ada yang masih ada di jabatan personel setelah pemecatan pekerja. Perundangan menetapkan tenggat waktu tertentu di mana perlu ada waktu untuk memindahkan fail peribadi pekerja untuk penyimpanan arsip. Mereka tidak boleh melebihi 12 bulan setelah pemecatan itu berlaku.
Langkah 2
Susun setiap fail peribadi mengikut urutan kronologi terbalik. Sekiranya semasa bekerja halaman pertama adalah permohonan yang ditulis oleh pekerja untuk pekerjaan, dalam dokumen arkib halaman pertama akan menjadi surat pengunduran diri.
Langkah 3
Semua helaian dilipat mengikut urutan yang betul, fail dengan pengikat, nombor mengikut urutan. Buat inventori pada helaian berasingan. Masukkan semua halaman terikat fail peribadi anda di bawah nombor siri.
Langkah 4
Lampirkan inventori di bahagian atas semua halaman. Sekiranya anda mengisi fail peribadi untuk setiap pekerja secara berasingan, letakkan di folder kadbod, dengan huruf besar tulis huruf pertama nama belakang pekerja dan tahun pemecatan.
Langkah 5
Semasa memindahkan kes ke arkib, dibenarkan memasukkan beberapa kes pekerja yang sudah bersara ke dalam satu folder, tetapi jumlah helaian di dalamnya tidak boleh melebihi 250. Dalam satu folder, masukkan kes pekerja yang sudah bersara dalam satu tahun, yang namanya bermula dengan huruf yang sama. Pendaftaran fail peribadi seperti itu paling sering digunakan di perusahaan besar, di mana sejumlah besar kakitangan berlalu selama satu tahun.
Langkah 6
Untuk semua kes yang disiapkan, buat lembaran pemindahan, yang mempunyai bentuk yang bersatu. Di ruang No. 1, tuliskan nombor siri setiap kes, di ruang No. 2 - indeks setiap kes mengikut tatanama, No. 3 - nama tajuk kes, No. 4 - tarikh, No 5 - jumlah helaian yang dipindahkan untuk setiap kes secara berasingan, No. 6 - tempoh penyimpanan, # 7 - penambahan atau nota yang ada.
