Suatu syarikat dari segala bentuk pemilikan mempunyai alur kerjanya sendiri dalam bentuk sekumpulan kertas dari berbagai jenis, disusun secara sistematik berdasarkan prinsip tertentu. Memorandum memerlukan perhatian khusus semasa merangka.
Apa itu memo
Kertas perniagaan dalam bentuk memo bersifat informatif dan bersifat cadangan. Ia diberikan kepada atasan atau ketua organisasi. Memo boleh dibuat berdasarkan arahan pihak pengurusan dan atas inisiatif pekerja.
Dokumen tersebut terdiri daripada fakta-fakta tertentu yang berkaitan dengan isu tertentu. Dalam kebanyakan kes, memo adalah pendapat subjektif pekerja, yang dinyatakan secara bertulis. Kadang kala, berdasarkan peristiwa yang berlaku di perusahaan, sangat penting bagi pengurus untuk mengetahui pendapat orang bawahan untuk menyesuaikan tindakan selanjutnya. Pekerja diminta untuk menulis sendiri jawapan yang terperinci, ditambah dengan idea dan cadangan mereka sendiri.
Mengenai pokok laporan, dapat berbeda: dari pemberian maklumat satu kali hingga pelaporan berkala. Tidak seperti nota penjelasan dan perkhidmatan, memo tersebut dapat digunakan dalam perusahaan atau memainkan peranan sebagai dokumen pelaporan untuk pihak berkuasa yang lebih tinggi.
Sebab untuk menyusun dokumen
Memo dibuat sebagai hasil daripada proses di luar kawalan, yang dapat membahayakan perusahaan. Oleh itu, pekerja juga boleh memberikan semua maklumat kepada pihak atasan. Sebagai contoh, terdapat banyak ketidakhadiran orang yang bertanggungjawab atau tidak menghiraukan pemenuhan sasaran yang dirancang, yang tentu saja dapat mempengaruhi prestasi keseluruhan perusahaan secara negatif. Secara umum, dokumen ini dimaksudkan untuk menjadi isyarat untuk perubahan dalam kebijakan dalaman, yang saat ini sedang dilaksanakan oleh kepemimpinan.
Cara merangka memo dengan betul
Biasanya dokumen terdiri daripada beberapa bahagian. Pertama, perlu dirumuskan dengan jelas alasan yang menjadi alasan untuk menulis memo itu. Ia menggariskan keadaan tertentu dan menyenaraikan fakta. Oleh itu, sangat disarankan untuk menyatakan pendapat anda sendiri mengenai apa yang berlaku. Pada masa yang sama, adalah perlu untuk menganalisis keadaan dari semua pihak dan menawarkan penyelesaian anda sendiri untuk masalah tersebut.
Semua maklumat harus disampaikan dengan ringkas, sambil mematuhi pokok persoalan tentang apa yang berlaku. Penyelewengan realiti dan penyataan sangkaan yang tidak disokong oleh pangkalan bukti tidak dapat diterima.
Dokumen tersebut diletakkan pada lembaran format A4 dengan petunjuk wajib di sudut kiri atas nama unit. Di bahagian atas sebelah kanan, anda harus meletakkan maklumat mengenai penerima nota. Sedikit di bawah, dari garis merah, nama dokumen dan nombornya, serta tempat penyusunannya, ditulis dengan huruf besar.
Kemudian, maklumat tersebut dinyatakan dalam bentuk yang cukup percuma, yang disokong oleh tandatangan pekerja yang menyiapkan dokumen tersebut.
Sebelum menghantar memo, disarankan untuk memeriksa dengan teliti kenyataan semua keadaan di atas.
