Pemindahan sebarang dokumen ke arkib diatur oleh Undang-undang Persekutuan No. 125-F3 "Mengenai Urusan Arkib di Persekutuan Rusia". Dokumen mesti disediakan, dijelaskan, difailkan dan diberi nombor. Ini mesti dilakukan dalam tempoh 12 bulan dari tarikh kes ditutup.
Perlu
- - folder;
- - pengikat;
- - sebatang pensel sederhana;
- - inventori dokumentari;
- - memindahkan inventori.
Arahan
Langkah 1
Untuk memindahkan dokumen ke arkib, susunlah mengikut urutan. Urutan bersarang mestilah mengikut urutan kronologi. Sebagai contoh, jika anda merujuk kes jenayah, maka halaman pertama akan menjadi salinan perintah mahkamah, yang kedua adalah keputusan awal, dan yang berikut akan menjadi penyiasatan kes tersebut, mulai dari penyelesaiannya. Sekiranya anda memindahkan dokumen dari jabatan personel ke arkib, maka helaian pertama adalah permohonan pemecatan, yang kedua adalah perintah pemecatan, yang ketiga adalah semua dokumen mengikut urutan mengikut tarikh dari akhir.
Langkah 2
Nomborkan semua helaian bermula dengan nombor satu mengikut susunan susun atur. Lakukan penomboran dengan pensil sederhana, tetapi jelas. Buat inventori dokumen, di akhir tuliskan berapa banyak nombor dan halaman yang anda dapat, masukkan tandatangan anda, tarikh persediaan disusun, meterai organisasi, tandatangan ketua.
Langkah 3
Kencangkan semua helaian dengan pengikat, pasangkan inventori di atas. Pada folder, letakkan kod surat dengan nama belakang warganegara yang digunakan untuk memindahkan kes dan tahun pemindahan dokumen ke arkib. Tahun harus sama dengan kes ini berakhir.
Langkah 4
Buat folder berasingan untuk setiap kes, atau masukkan semua kes dalam satu tahun ke dalam satu folder besar dan buat prasasti umum pada kod dan kod huruf, yaitu, hanya kes warganegara yang nama belakangnya dimulai dengan huruf yang sama dapat dimasukkan ke dalam satu folder. Tetapi jika anda melengkapkan sejumlah dokumen dalam satu folder besar, jumlah helaian umum tidak boleh lebih dari 250.
Langkah 5
Sebelum memindahkan kes ke arkib, buat inventori pemindahan. Lajur pertama inventori dimaksudkan untuk memasukkan nombor siri semua kes, yang kedua untuk indeks pada nomenklatur. Pada lajur ketiga, masukkan nama semua tajuk, di keempat - tarikh pemindahan, di kelima - bilangan helaian, di keenam - tempoh penyimpanan yang ditetapkan untuk kes di arkib, di lajur ketujuh, masukkan semua penambahan dan nota. Selalunya, ruangan ketujuh diisi jika, atas sebab tertentu, helaian tidak ada di dalam dokumen, atau jika anda salah memasukkannya ke dalam inventori dokumentari dan membuat perubahan.
