Semasa aktiviti pengeluarannya, syarikat mana pun membuat banyak dokumen yang mesti disimpan untuk beberapa, dan kadang-kadang cukup lama. Ini adalah perlu bagi organisasi arkib.
Arahan
Langkah 1
Buat syarat yang diperlukan untuk menyimpan dokumen dalam arkib. Pertama sekali, bilik mesti dilindungi dari pengaruh cahaya matahari secara langsung, tahap kelembapan udara tidak boleh melebihi tahap yang dibenarkan, dan akses kepada orang yang tidak dibenarkan juga mesti ditutup.
Langkah 2
Harap maklum bahawa mengikut keperluan untuk tempat arkib, penempatannya tidak dibenarkan di bangunan kayu, bangunan bobrok, bangunan dengan pondasi basah, loteng atau ruang bawah tanah. Pada masa yang sama, premis yang dimaksudkan untuk menyimpan pelbagai dokumen arkib di bangunan yang disesuaikan harus diasingkan dari sisa premis yang terletak di bangunan ini. Juga, tidak dibenarkan meletakkan arkib di premis bangunan, yang dihuni oleh perkhidmatan katering awam, organisasi yang menyimpan bahan kimia atau kebakaran berbahaya, gudang makanan.
Langkah 3
Cari arkib organisasi di bangunan yang disesuaikan atau dibina khas untuk menyimpan rekod. Bilik mesti dikeluarkan dari objek berbahaya sesuai dengan keselamatan kebakaran. Ini, misalnya, termasuk tempat letak kereta, stesen minyak, garaj. Juga, tidak boleh ada objek yang mencemarkan udara di dekat premis arkib perusahaan.
Langkah 4
Semasa memilih bilik yang sesuai untuk mengatur arkib, ambil kira bahawa diperlukan beberapa ruangan yang berasingan untuk operasi normal arkib: penyimpanan arkib; ruang untuk menerima dokumen; premis untuk penggunaan dokumen yang disimpan; ruang kerja untuk pekerja arkib.
Langkah 5
Jauhkan penyimpanan arkib dari makmal, isi rumah dan premis industri. Pada masa yang sama, perhatikan bahawa ia tidak mempunyai saluran pengudaraan yang sama dengannya dan dipisahkan dari bilik-bilik berdekatan dengan dinding dan siling tahan api dengan had ketahanan api sekurang-kurangnya dua jam. Juga, di ruangan arkib, peletakan paip kumbahan dan bekalan air tidak termasuk.
Langkah 6
Buat organisasi penyimpanan "Peraturan mengenai penyimpanan dokumen" dan setujui dengan kepala. Di samping itu, dengan perintah ketua, seseorang harus dilantik yang akan bertanggungjawab terhadap arkib. Juga, komisen pakar khas sedang dibuat, yang secara berkala akan melakukan pemeriksaan terhadap dokumen untuk mematuhi masa penyimpanannya.
