Kawasan arkib yang besar dan berasingan dianggap sebagai persoalan yang berkaitan dengan penyediaan dokumen untuk penyerahannya ke arkib organisasi. Itulah sebabnya mengapa mereka perlu mendapat perhatian serius, kerana selama ini bekerja dengan dokumen, banyak kesalahan metodologi dan praktikal sering dilakukan, yang pada masa akan datang dapat menimbulkan akibat negatif dalam karya arkib.
Arahan
Langkah 1
Semua kerja yang berkaitan dengan pemindahan dokumen ke arkib, termasuk kertas personel, biasanya dibahagikan kepada peringkat berikut: - pertama sekali, perlu dilakukan pembentukan dokumen dalam pengeluaran semasa dan setelah selesai;
- setelah pembentukan kes, mereka harus disusun sesuai dengan semua peraturan yang ditetapkan;
- kemudian lakukan pemeriksaan nilai dan bersiap untuk penyimpanan arkib;
- menjalankan inventori semua dokumen yang dipindahkan ke arkib organisasi;
- pada peringkat terakhir, pindahkan kertas rasmi ke arkib organisasi.
Langkah 2
Pertama, anda harus melakukan pembentukan dokumen yang betul berkaitan dengan personel di kompleks tertentu, iaitu, dalam kes-kes. Dalam folder khas, kertas rasmi seperti itu harus dibentuk sebagai pesanan untuk pelbagai aspek kegiatan pekerja syarikat, untuk personel, yang mempunyai jangka waktu yang berbeda yang diperuntukkan untuk penyimpanan mereka. Tahap ini mesti dilaksanakan, kerana beberapa bahagian perintah yang berkaitan dengan personel dikhaskan khusus untuk masalah yang berlaku yang mempengaruhi tempat kerja, serta bonus kepada pekerja dan pindah ke posisi kerja. Kertas jenis ini mesti disimpan dalam arkib syarikat sekurang-kurangnya tujuh puluh lima tahun. Pada masa yang sama, sebahagian besar pesanan yang berkaitan dengan komposisi peribadi, mencerminkan masalah operasi pekerja syarikat: pesanan untuk perjalanan perniagaan, bertugas, bercuti, dan sebagainya. Dokumen tersebut harus disimpan selama lima tahun. Untuk kemudahan menggunakan pencarian dan memudahkan kerja dalam pelbagai kes, kertas kerja untuk tempoh lima tahun dan tempoh tujuh puluh lima tahun harus dibentuk.
Langkah 3
Adalah perlu untuk membentuk akaun peribadi pekerja perusahaan dan semua pekerja dengan betul, yang berkaitan dengan data gaji dengan susunan abjad. Semua kertas dalam folder peribadi hanya boleh disusun mengikut urutan mengikut tarikh penerimaannya. Semua dokumen yang terdapat di dalam folder juga perlu dibuat untuk membuat inventori arkib, yang mengandungi butiran seperti: - nama kertas;
- nombor siri kertas yang termasuk dalam inventori;
- bilangan helaian dalam dokumen;
- tarikh dan nombor dokumen (jika perlu);
- catatan ringkas jumlah helaian kertas yang dimasukkan ke dalam fail peribadi;
- Nota.
