Penyimpanan dokumen yang betul adalah elemen penting dalam kerja pejabat. Sebelum menghantar kertas ke arkib, dokumen tersebut mesti dikemas kini. Untuk melakukan ini, anda harus mengetahui peraturan asas untuk mengarkibkan kes.
Ia perlu
- - awl;
- - jarum;
- - benang kasar;
- - gam.
Arahan
Langkah 1
Nomborkan semua helaian menggunakan pensel plumbum hitam. Nombor tersebut diletakkan di sudut kanan atas. Letakkan dokumen mengikut urutan kronologi, bermula dengan yang tertua. Sekiranya terdapat sampul surat dengan dokumen yang dilampirkan, maka anda perlu nombor sampul surat, dan kemudian setiap dokumen di dalamnya.
Langkah 2
Tanggalkan semua klip kertas dan bahagian logam yang lain. Sekiranya dokumen anda tidak mempunyai margin pemfailan, tempelkan sehelai kertas kepadanya. Sediakan semua kertas untuk jahitan dengan meletakkan empat tusukan dan letakkan di penutup kadbod.
Langkah 3
Bungkusan dokumen mesti dijepit dengan penjepit, dicucuk dengan awl atau digerudi dengan alat khas untuk menjahit dokumen. Tanpa melepaskan pengapit, jahit kertas dengan jarum panjang menggunakan benang kasar, benang, atau pita.
Langkah 4
Untuk menjahit yang betul, perlu memasukkan jarum dari sisi belakang ke lubang yang kedua berturut-turut, melewati jarum di sepanjang sisi belakang dan kembali lagi ke lubang kedua. Selepas itu, jarum mesti dibawa ke bahagian depan dan lubang kedua mesti dijahit, tetapi sudah dari atas. Benang ditarik keluar dari belakang, dan kedua ujungnya dipasang supaya ekor benang dapat ditutup dengan kertas (kertas jejak).
Langkah 5
Meterai organisasi diletakkan di atas kertas yang dilekatkan pada benang, dan pegawai (pengarah, ketua akauntan) juga menandatangani. Pada penutup kadbod, inventaris dokumen dilekatkan, yang disertakan dalam bundle. Ia harus menunjukkan nama organisasi dan unit strukturnya, meletakkan tarikhnya, menunjukkan tempoh penyimpanan dokumen dan kod arkib, jika ia diterima pakai dalam organisasi anda.
