Dokumentasi penting - kontrak, invois, tindakan - mesti disimpan dalam syarikat untuk masa yang lama. Bagi sebilangan sekuriti, tempoh ini adalah lima atau bahkan sepuluh tahun. Untuk mengelakkan dokumen menjadi kusut atau hilang, dokumen mesti difailkan dan diarkibkan dengan betul.
Perlu
- - folder - pengikat;
- - fail lutsinar - poket.
Arahan
Langkah 1
Untuk memfailkan kontrak, tunggu sehingga ditandatangani oleh semua pihak yang berminat. Dapatkan tandatangan dari CEO kedua-dua belah pihak dan letakkan meterai mereka. Kemudian buat salinan dokumen dan berikan kepada semua orang yang terlibat.
Langkah 2
Beri nombor kontrak. Ia mesti mengandungi nombor dan huruf. Contohnya, 123-AB. Masukkan nombor menandatangani dokumen.
Langkah 3
Buat log kontrak. Masukkan nombor dokumen, tarikh penandatanganan dan entiti undang-undang yang menjadi miliknya. Nombor mesti mengikut urutan, satu demi satu, bergantung pada kapan kontrak itu ditandatangani.
Langkah 4
Sekiranya terdapat beberapa entiti undang-undang di syarikat itu, setiap jurnal kontrak harus mempunyai syarikat sendiri. Ini akan mengelakkan kekeliruan.
Langkah 5
Masukkan kontrak dalam fail yang berasingan. Sekiranya terdapat banyak kontrak, masukkan semuanya ke dalam satu poket. Ini akan memudahkan membandingkan dokumen dan mencarinya jika perlu.
Langkah 6
Masukkan fail ke dalam pengikat dan selamatkan dengan pemegang khas. Jangan isi dengan ketat, dokumen akan berkerut. Tulis di bahagian atas folder entiti undang-undang, dokumen yang disimpan di dalamnya, dan juga tahun ia ditandatangani.
Langkah 7
Setelah tamat tiga tahun, folder dengan kontrak dapat dihantar ke gudang. Lipatnya di dalam kotak kadbod dan letakkan di tempat yang tidak mudah dilembapkan. Pada bungkusan, juga menunjukkan entiti undang-undang yang berkaitan dengan dokumen dan tahun kontrak ditandatangani.
Langkah 8
Invois dan tindakan difailkan dengan cara yang sama seperti kontrak. Tetapi, bukannya daftar dokumen, lebih baik memiliki dokumen elektronik. Sebagai contoh, dalam program "1C: Perakaunan". Anda boleh memuat turunnya secara percuma di sini: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Ini akan membolehkan anda bukan sahaja menyimpan rekod semua sekuriti, tetapi juga melakukan pelbagai operasi dengannya - mencetak salinan tambahan, membetulkan kesilapan, dll.
