Pendaftaran dokumen untuk diserahkan ke arkib dilakukan selepas akhir tahun. Oleh itu, dokumen disediakan untuk penyimpanan sehubungan dengan peraturan yang ditetapkan. Bergantung pada masa penyimpanan, dan juga nilai dokumen, kes selesai dengan lengkap atau mengikut sistem yang dipermudahkan.
Arahan
Langkah 1
Buat senarai kes untuk dokumen simpanan sementara (termasuk 10 tahun). Periksa kebenaran pembentukan kes (sama ada terdapat dokumen dengan tempoh simpanan tetap). Tinggalkan casing di dalam folder, ia harus disusun secara sistematik mengikut nomenklatur kes dan tidak perlu diberi nombor. Kes diserahkan kepada arkib mengikut nomenklatur kes.
Langkah 2
Untuk kes penyimpanan jangka panjang (lebih dari 10 tahun), perkara berikut dilakukan:
1. Mengikat sarung (dililitkan dalam folder keras atau penutup dengan benang kuat dalam empat lubang atau boleh diikat)
2. Penomboran helaian (dilakukan dengan pensil grafit hitam di sudut kanan atas, tanpa menyentuh teks dokumen).
3. Menyusun prasasti perakuan (nyatakan berapa helaian yang dibungkus, sama ada terdapat kerosakan, tanda dan tarikh).
4. Menyusun inventori dalaman dokumen (untuk kes dengan dokumen yang sangat berharga, kes peribadi, kehakiman dan siasatan, dll.). Pada akhir inventori, nyatakan bilangan dokumen dalam kes tersebut dan jumlah helaian inventori.
5. Pendaftaran semua perincian penutup kes (nama institusi, unit struktur, indeks perkeranian kes, tajuk kes, jangka hayat kes.
Langkah 3
Buat inventori untuk dokumen simpanan kekal atau jangka panjang. Ia mesti menyertakan nombor kes individu, serta mendedahkan kandungan dan komposisi dalam tajuk kes. Inventori juga mesti menunjukkan tempoh penyimpanan kes. Nyatakan bilangan kes dan bilangan kes pertama dan terakhir, tanda dan tarikh. Persediaan berasingan dibuat untuk kes personel.
Langkah 4
Kirim fail yang telah disediakan ke arkib. Kerani arkib di hadapan anda akan memeriksa jumlah kes mengikut tatanama atau inventori, membuat prasasti pengesahan, menandakan jumlah kes yang hilang, menetapkan tarikh penerimaan dan pemindahan kes. Inventori disahkan oleh tandatangan orang yang melakukan pemindahan dan penerimaan kes.
