Proses penyediaan rundingan terdiri daripada dua komponen: langkah-langkah organisasi dan persiapan substantif. Komponen-komponen ini saling berkaitan, dan kejayaan rundingan bergantung pada seberapa teliti mereka disusun.
Arahan
Langkah 1
Persiapan organisasi bermaksud menentukan tempat dan waktu perundingan, serta komposisi dan pemimpin perwakilan. Sekiranya anda bercadang untuk berunding untuk pelaburan di syarikat anda, maka tentukan tempat pertemuan di wilayah anda. Pelabur perlu yakin dengan kejayaan organisasi anda dan menentukan betapa menguntungkan baginya untuk melaburkan dana dalam projek anda. Dalam kes ini, sertakan CFO, pengurus projek dan orang penting lain yang diperlukan untuk keadaan dalam komposisi perunding.
Langkah 2
Jangan menjadualkan perbincangan penting pada pagi Isnin atau malam Jumaat. Permulaan dan akhir minggu kerja biasanya merupakan masa yang penting. Masa terbaik adalah separuh pertama hari pada pertengahan minggu. Jangan lupa untuk berjumpa dengan pihak lain pada hari dan jam berapa dia bercadang untuk bertemu dengan anda.
Langkah 3
Sebelum berunding, analisa dengan teliti masalah yang akan anda hadiri dalam mesyuarat tersebut. Tentukan tujuan dan objektif, pilihan untuk hasil yang diinginkan. Sekiranya anda merancang rundingan sebagai sebahagian daripada delegasi, sebarkan tugas untuk setiap tugas terlebih dahulu di antara anda. Sediakan arahan langkah demi langkah untuk setiap perunding di pihak anda.
Langkah 4
Di samping itu, sediakan dokumen dan visual yang mungkin anda perlukan semasa proses perundingan. Serahkan mereka ke sisi lain dan beri masa untuk belajar.
Langkah 5
Rumuskan cadangan dan hujah. Tentukan kedudukan rundingan anda dan selesaikan kemungkinan bantahan.
Langkah 6
Persiapkan diri anda untuk berunding secara mental, siapkan diri anda untuk komunikasi yang mesra dan terbuka. Semasa perbualan, rumuskan soalan sedemikian rupa sehingga penutur menjawab dengan positif. Jawapan negatif "tidak", bahkan jika jawaban itu diterima sebagai jawaban terhadap pertanyaan yang netral, secara tidak sedar akan menyesuaikan diri dengan penentangan aktif. Mulakan perbualan dengan perbincangan mengenai cuaca, sebagai peraturan, pendapat mengenai perkara ini bertepatan.
