Apabila terlalu banyak dokumen terkumpul, dan ada dalam satu timbunan, sukar untuk mengetahui mana yang merujuk kepada apa. Mencari dokumen yang betul adalah lebih sukar. Untuk menyelesaikan masalah ini, anda perlu menyusun dokumen anda. Kaedah yang dijelaskan sesuai bukan hanya untuk mengatur dokumen di atas kertas, tetapi juga dapat digunakan untuk dokumen dalam bentuk elektronik, tentu saja, dengan anggapan kecil.
Arahan
Langkah 1
Menyusun dokumen anda mudah, walaupun terdapat terlalu banyak dokumen. Lihat semua dokumen yang ada dan buat senarai kategori yang akan anda urutkan. Tentukan sama ada akan ada subkategori dalam senarai ini. Sebagai contoh, dalam kategori kontrak umum, seseorang dapat membezakan kontrak untuk pembekalan, untuk penyediaan perkhidmatan. Di antara pesanan, soroti pesanan umum yang berkaitan dengan aktiviti syarikat, dan pesanan personel.
Langkah 2
Setelah senarai kategori lengkap, tentukan bagaimana dan di mana anda akan meletakkan dokumen. Setuju dengan pihak pengurusan kos pembelian barang keperluan pejabat (folder, fail, pelekat berwarna), kerana menyusun dan mengedarkan dokumen lebih menyenangkan jika anda tidak perlu bermain-main dengan folder lama.
Langkah 3
Susun dokumen yang tersedia mengikut senarai yang telah anda kumpulkan. Letakkannya di dalam timbunan yang berasingan. Sekiranya perlu, tulislah dengan pensil atau pasangkan pelekat (agar tidak keliru semasa proses menyusun).
Langkah 4
Nilai jika dokumen satu kategori (subkategori) akan masuk ke dalam folder dan failkan. Lebih baik menyusun dokumen mengikut tarikh penyediaannya. Sebagai peraturan, dalam pekerjaan sehari-hari, dokumen diajukan ketika dibuat, dengan dokumen terbaru di bahagian atas. Semasa memindahkan kes ke arkib, susunannya berubah (di bahagian atas adalah dokumen paling awal, di bahagian bawah - yang terakhir pada tarikh pembuatan).
Langkah 5
Sekiranya anda memasukkan dokumen dari tahun yang berlainan ke dalam folder yang sama, pisahkan satu tahun dari yang lain secara visual dengan pelekat berwarna atau helaian yang lebih besar. Penanda buku sedemikian menjadikannya lebih mudah untuk mencari dokumen yang diinginkan pada masa akan datang.
Langkah 6
Buat lampiran untuk dokumen seterusnya.
Langkah 7
Sekiranya perlu, buat daftar semua folder dengan dokumen, yang menunjukkan kandungan setiap folder, tarikh pembuatannya dan akhir penyelenggaraan, lokasi penyimpanan, dan sebagainya. Susun folder supaya senang menggunakannya dan anda tidak perlu "menerobos" padanya melalui banyak kertas buangan.
