Nomenklatur adalah senarai semua kes yang membentuk arkib dan baru dibuka di organisasi tertentu, dimasukkan ke dalam sistem. Ia mesti menunjukkan indeks kes, nama, syarat simpanannya.
Varieti tatanama
Dalam kerja pejabat, terdapat tiga jenis nomenklatur utama: standard, anggaran dan individu. Piawaian ini ditetapkan oleh undang-undang persekutuan dan berfungsi sebagai model untuk menyusun tatanama dalam organisasi jenis yang sama. Tatanama anggaran tidak termasuk bilangan kes yang dinormalkan secara ketat. Ini berisi daftar kes yang disarankan untuk dibuka dengan indeksnya. Jenis tatanama di atas dibuat dalam organisasi dan institusi negeri dan perbandaran. Pekerja organisasi swasta berdasarkan dokumen berkanun, jenis pelaporan, rancangan kerja, dll. senarai kes individu sedang dibangunkan. Ini merangkumi keseluruhan jumlah kes syarikat yang terbentuk.
Prosedur untuk menyusun tatanama
Setiap tahun, berdasarkan yang lama, disusun tata nama kes baru. Lebih-lebih lagi, semua dokumen perlu disemak. Komponen penting dalam tatanama adalah jangka hayat kes. Atas dasar ini, kes penyimpanan sementara, jangka panjang dan kekal dibezakan. Tempoh fail simpanan sementara kurang dari sepuluh tahun, penyimpanan jangka panjang lebih dari sepuluh tahun. Berkenaan dengan dokumen dengan masa penyimpanan yang telah habis masa berlakunya, persediaan dibuat, yang menunjukkan nombor siri dokumen, nama, tahun pembuatan, jumlah helaian dan maklumat lain dalam kes yang dinyatakan dengan jelas. Setelah persediaan dibuat, dokumen-dokumen ini boleh dimusnahkan.
Secara struktural, tatanama diwakili oleh bahagian, subseksyen. Walau bagaimanapun, pembahagian ini khas untuk organisasi dan institusi kerajaan. Dalam organisasi swasta, pembahagian ini bersyarat dan lebih menonjolkan bidang utama kegiatan mereka, dan bukannya mencerminkan hubungan kuasa dan tunduk.
Jadual tatanama terdiri daripada lima lajur: yang pertama mengandungi indeks kes, yang kedua - nama kes, yang ketiga - jumlah halaman (ditunjukkan pada akhir tahun semasa), yang keempat - tempoh penyimpanan ditubuhkan oleh peraturan perundangan, yang kelima - catatan mengenai pembukaan kes, penyertaan dalam inventori untuk tujuan pemusnahan, dll.
Kes penyimpanan jangka panjang dan kekal yang termasuk dalam tatanama tidak boleh lebih dari dua ratus lima puluh halaman. Sekiranya jumlah kampung melebihi norma, disarankan untuk membagi kes menjadi dua atau lebih.
Tatanama kes yang disusun mesti dipersetujui dengan jabatan arkib dan ditandatangani oleh ketua organisasi.
