Penjadualan dan penyusunan waktu kerja adalah komponen penting dalam kerja berkesan dalam apa jua kedudukan. Dalam hal kedudukan pengurus, kepentingan perancangan awal semakin meningkat, oleh itu adalah perlu untuk mendekati masalah ini dengan sangat berhati-hati.
Arahan
Langkah 1
Pengurus dapat merancang waktunya sendiri atau sepenuhnya atau sebahagiannya menyerahkan fungsi ini kepada setiausaha-pembantu. Bagaimanapun, seseorang tidak boleh melakukan tanpa interaksi dengan setiausaha, kerana dialah yang menyiapkan dan mengatur pertemuan, bahan untuk mesyuarat, dan menerima panggilan masuk. Lebih-lebih lagi, setiausaha biasanya menyimpan semua rancangan pengurus yang diketahui olehnya dan berusaha menyebarkannya mengikut waktu bekerja, oleh itu sangat penting untuk segera memberitahu setiausaha mengenai perubahan rancangannya.
Langkah 2
Tetapi anda tidak harus bergantung sepenuhnya kepada setiausaha, penting untuk belajar bagaimana memperuntukkan masa anda sedemikian rupa sehingga mempunyai masa untuk melakukan semua yang dirancang. Cara yang baik untuk melakukan ini adalah dengan menganalisis setiap jam yang telah berlalu dan mengetahui dengan tepat apa yang dilakukan dan berapa lama masa yang diperlukan. Anda juga perlu menyoroti tugas global utama sebagai pemimpin, dan mencurahkan sebahagian besar masa kerja anda untuk menyelesaikannya. Walau bagaimanapun, tugas yang paling penting harus diselesaikan terlebih dahulu, kerana diketahui bahawa 80% tugas semasa diselesaikan pada 20% pertama hari kerja, dan selebihnya waktu dihabiskan hanya pada 20% karya.
Langkah 3
Jangan biarkan acara rawak melangkaui jadual anda. Lebih baik meluangkan waktu terlebih dahulu kepada mereka dalam rancangan, ini akan memungkinkan anda lebih cenderung mempunyai masa untuk menyelesaikan tugas-tugas utama. Semasa merancang perjumpaan, acara, perjumpaan, persidangan, teruskan dari masa sebenar yang mereka perlukan, dengan mengambil kira persiapan, perkenalan awal dengan bahan, perbincangan dan pertanyaan spontan. Cobalah sebarkan acara seperti itu tepat pada waktunya agar permulaan pertemuan berikutnya tidak bertentangan dengan akhir yang sebelumnya, kerana dalam hal ini anda akan sering dipaksa untuk lewat atau mengalahkan final.
Langkah 4
Tugas setiausaha selalunya merangkumi perancangan awal untuk hari dan minggu, dengan mengambil kira panggilan, tawaran, jemputan yang diterima. Dianjurkan pada akhir hari bekerja untuk membincangkan dengan setiausaha idea mengenai jadual anda, membuat penyesuaian terhadapnya. Lebih baik melakukan ini pada waktu petang, agar setiausaha berpeluang membuat perubahan, membuat panggilan dengan cadangan untuk menangguhkan acara ini atau acara itu. Hubungan berterusan dengan setiausaha harus menjadi kebiasaan, kerana jadwalnya secara langsung bergantung kepada anda, dan banyak acara memerlukan persiapan awal dari pihaknya.
Langkah 5
Analisis masa bekerja yang lalu untuk memperuntukkan masa anda dengan cekap. Mungkin anda akan melihat penyelesaian yang membolehkan anda melakukan lebih banyak perkara, misalnya, mengadakan beberapa perjumpaan di kawasan yang sama atau menggabungkan beberapa acara. Buat catatan peristiwa masa lalu dan yang dirancang dalam buku harian anda.
