Semua dokumen organisasi mesti disimpan dengan betul. Sistem yang jelas membolehkan anda mencari sekeping kertas yang tepat. Beberapa jenis dokumen mempunyai peraturan penyimpanan mereka sendiri, misalnya, untuk pesanan.
Perlu
folder, kotak, kertas, komputer
Arahan
Langkah 1
Buat log pesanan di mana semua pesanan untuk organisasi akan direkodkan. Jurnal mestilah terikat dan diberi nombor, yang tidak termasuk skrip atau penghapusan halaman.
Langkah 2
Jurnal mesti mengandungi lajur tertentu. Kandungan anggaran lajur mungkin seperti berikut: lajur di mana jumlah entri ditunjukkan dalam urutan, lajur dengan tarikh pesanan, lajur dengan ringkasan pesanan, lajur dengan nomor pesanan, lajur di mana pekerja meninggalkan tanda untuk membiasakan pesanan ini. Selain itu, lajur dapat ditambahkan yang menunjukkan lokasi pesanan (folder atau kotak).
Langkah 3
Semua pesanan harus disusun ke dalam folder: pesanan untuk kemasukan dan pemecatan pekerja (pesanan personel), pesanan yang mencerminkan insentif pekerja, menghantarnya dalam perjalanan perniagaan dan percutian, pesanan yang mencerminkan aktiviti utama organisasi. Sekiranya pesanan mempunyai tempoh penyimpanan yang sangat baik, folder berasingan akan dibuat untuknya.
Langkah 4
Sistem penyimpanan pesanan mesti jelas, sistematis dan memastikan kesinambungan nombor yang diberikan kepada pesanan. Ini benar terutamanya apabila pesanan ditarik balik untuk bekerja. Sebaiknya buat fotokopi pesanan yang dirampas untuk mengelakkan kekeliruan.
Langkah 5
Semua pesanan mesti dicetak di kepala surat organisasi. Dalam kes ini, meterai pesanan tidak diperlukan. Sekiranya pesanan itu dicetak pada sehelai kertas biasa, maka meterai organisasi mesti ada di atasnya.
Langkah 6
Sekiranya syarikat telah menggunakan sistem elektronik untuk menyimpan pesanan, maka syarikat itu harus seragam di seluruh organisasi. Pekerja yang berhak meletakkan tandatangannya pada dokumen ini mesti mempunyai akses kepada pesanan elektronik. Dalam kes ini sangat senang menggunakan EDS (tandatangan digital elektronik). Adalah disyorkan untuk mencetak log pesanan dalam apa jua keadaan.
