Adalah sangat penting ketika melakukan surat-menyurat perniagaan dengan orang asing untuk membuat dokumen yang berkaitan dengan betul. Adalah perlu untuk mempertimbangkan tidak hanya semua peraturan bahasa asing, tetapi juga standard pendaftaran yang diterima. Banyak kegagalan dalam perundingan disebabkan oleh keengganan untuk mengikuti peraturan tertentu.
Arahan
Langkah 1
Untuk menyusun surat perniagaan, anda mesti menggunakan kertas A4 sahaja. Pastikan untuk meninggalkan margin lebar pada dokumen supaya dokumen dapat dimasukkan ke dalam folder sekiranya berlaku (margin kiri dan kanan masing-masing harus 2,5 cm, dan margin atas sekurang-kurangnya 4 cm).
Langkah 2
Di bahagian atas halaman, tulis alamat kembali dalam urutan terbalik. Pertama masukkan nama depan dan belakang anda, kemudian - nombor pejabat atau apartmen, nombor rumah, nama jalan, bandar, kod bandar, wilayah, negara.
Langkah 3
Letakkan dua kali dan sertakan tarikh surat itu. Bulan boleh dinyatakan dalam perkataan atau angka (contohnya, 12 November 2011). Semasa menghantar surat ke Amerika Syarikat, bulan harus ditulis terlebih dahulu, sementara di UK nombornya ditunjukkan terlebih dahulu.
Langkah 4
Di sebelah kanan, masukkan alamat penerima dengan susunan alamat yang sama. Sekiranya anda perlu merujuk kepada surat yang telah dikirim sebelumnya, lakukan dengan segera sebelum menghubungi menggunakan pautan di sebelah kiri dokumen ("No. rujukan kami # Nombor surat", atau "Rujukan anda #").
Langkah 5
Gandakan dua kali lagi dan tulis rayuan. Sekiranya anda mengenali penerima, maka surat itu bermula dengan "Dear Mr …". Sekiranya anda merujuk kepada seorang wanita, maka nyatakan "Puan" (atau "Cik" jika dia belum berkahwin atau status sosialnya tidak diketahui). Sekiranya penerima tidak dikenali, lebih baik menunjukkan "Tuan Yang di-Pertua atau Puan". Pastikan anda memasukkan titik dua selepas permintaan anda.
Langkah 6
Teks surat ditulis dengan padat, dengan jarak tunggal. Anda mesti menulis dengan sopan dalam apa jua keadaan. Langkau dua baris antara perenggan, jangan gunakan "garis merah", kerana Amerika dan Eropah tidak mempunyai konsep seperti itu.
Langkah 7
Akhiri teks dengan catatan positif menggunakan bahasa umum (misalnya, "Kami tidak sabar untuk mendengar daripada anda"). Sila nyatakan bagaimana anda boleh dihubungi.
Langkah 8
Tuliskan frasa penutup anda (contohnya, "Anda benar-benar"), letakkan ruang dengan baik dan tandakan. Tandatangan mesti didekripsi.
