Surat khidmat adalah cara biasa untuk memberitahu pihak ketiga melalui surat. Ia digunakan apabila perlu ada pengesahan bertulis mengenai pemindahan maklumat penting kepada pasangan atau ketika mustahil untuk menggunakan jenis komunikasi lain. Dokumen ini mempunyai banyak jenis, tetapi ada peraturan umum yang harus dipertimbangkan ketika menyiapkan surat seperti itu.
Perlu
Huruf kepala surat
Arahan
Langkah 1
Untuk memulakan, dapatkan kop surat organisasi anda yang direka khas untuk huruf-huruf ini. Perbezaan utamanya dari kepala surat standard adalah adanya butiran pos bersama dengan butiran bank. Sekiranya ini tidak berlaku di perusahaan anda, sediakan versi anda sendiri. Letakkan logo di sini dan nyatakan nama organisasi, butiran bank, alamat pos, telefon, faks dan e-mel untuk komunikasi.
Langkah 2
Di sudut kanan atas, nyatakan penerima surat (nama syarikat, alamat pos, kedudukan, nama penuh ketua). Sekiranya surat itu ditujukan kepada beberapa organisasi, alamatnya ditempatkan satu demi satu, tetapi tidak lebih dari empat berturut-turut dan tanpa menentukan pemimpinnya. Sekarang terus ke teks surat itu, kerana dokumen ini tidak menulis namanya (tidak seperti tindakan, memo, dll.). Sebagai gantinya, anda boleh menunjukkan tajuk surat secara ringkas, inti pati rayuan anda - "mengenai pembayaran lewat", "mengenai mengubah syarat", dll.
Langkah 3
Teks surat harus dalam gaya perniagaan. Nyatakan intipati sebentar dan seakurat mungkin untuk mengelakkan kekeliruan semasa menyampaikan maklumat penting. Satu surat harus menangani satu masalah. Jangan cuba menyelesaikan semua masalah antara anda dan pasangan anda dalam satu huruf. Masing-masing harus dipertimbangkan secara berasingan, kerana mungkin ada pemain yang berbeda dan, di samping itu, ini dapat menjadi penting sekiranya terjadi perselisihan yang memerlukan keputusan di mahkamah. Oleh itu, yang terbaik adalah tidak menampilkan jumlah huruf di luar satu halaman.
Langkah 4
Akhir sekali, senaraikan sebarang dokumen tambahan di bahagian Lampiran. Tinggalkan tempat untuk tandatangan pengurus dan nyatakan tanda tangannya dalam tanda kurung (nama keluarga, inisial). Pastikan untuk menunjukkan nama penuh pelakon dan nombor telefon pejabat untuk komunikasi. Tandatangani dokumen asal dengan penyelia anda dan daftarkan surat itu dengan setiausaha organisasi anda sebagai dokumen keluar.
