Hasil mesyuarat memerlukan rakaman dokumentari dalam bentuk minit. Semasa menyusun dokumen ini, penting untuk mencerminkan pokok utama perbincangan, dengan menyampaikan keseluruhan perbincangan sesingkat mungkin.
Minit dibuat selepas mesyuarat oleh setiausaha mesyuarat, yang mesti membuat catatan semasa perbincangan, atau menyimpan rekod dikafen. Pilihan kedua adalah yang paling optimum untuk menyelesaikan kemungkinan pertikaian.
Secara visual, dokumen ini terdiri daripada bahagian-bahagian berikut:
- maklumat am;
- agenda mesyuarat;
- perbincangan dan keputusan yang dibuat.
Maklumat am
Blok maklumat ini merangkumi tajuk, lokasi (bandar, tarikh, waktu perjumpaan), senarai orang yang hadir. Tajuk perjumpaan adalah tajuk. Contohnya, perjumpaan kumpulan kerja mengenai masalah personel. Sekatan tarikh dan waktu menunjukkan maklumat mengenai mesyuarat yang diadakan secara langsung, dan bukan mengenai tarikh menandatangani protokol.
Sekiranya mesyuarat diadakan oleh struktur tetap (komisen, kumpulan kerja, dll.), Maka maklumat umum menunjukkan nama penuh ketua dan setiausaha mesyuarat tetap.
Semasa menyusun senarai mereka yang hadir, nama-nama jawatan dan tempat kerja para jemputan harus ditunjukkan. Blok maklumat ini bermula dengan perkataan "Present." Sekiranya mesyuarat itu memberikan suara, maka yang hadir dalam minit dibahagikan kepada dua kumpulan - dengan hak untuk memilih dan tanpa hak untuk mengambil bahagian dalam pemilihan.
Agenda mesyuarat
Agenda mesyuarat dibentuk sebelum mesyuarat. Walau bagaimanapun, ada pengecualian, misalnya - untuk mesyuarat mendesak. Blok ini menyenaraikan isu-isu mesyuarat tanpa menentukan pembicara dan had masa untuk laporan. Walaupun perjumpaan diadakan untuk membincangkan satu isu, tidak termasuk dalam judul dokumen, tetapi dibuat dalam bentuk agenda.
Bergantung pada had waktu pidato, agenda yang disampaikan dapat disetujui secara automatik atau diundi oleh ketua. Dalam kes ini, perbincangan dimulakan dengan persoalan untuk menyetujui agenda mesyuarat. Sekiranya tidak ada keberatan, maka dalam beberapa menit keputusan tersebut diformalkan seperti berikut: "Isu menyetujui agenda telah diundurkan." Berikut adalah hasil pemungutan suara dalam bentuk: "Diundi: untuk - (jumlah suara), menentang - tidak, tidak - tidak."
Perbincangan dan membuat keputusan
Blok soalan terbesar disediakan untuk menggambarkan perjalanan perbincangan. Setiap isu dalam agenda dimasukkan ke dalam blok yang terpisah, dimulai dengan kata-kata dari agenda. Ini diikuti dengan perjalanan laporan, yang dibuat dalam bentuk berikut: "Dengarkan: (nama penuh penceramah)". Transkrip yang berpengalaman mengesyorkan agar tidak mentranskripsikan pidato, tetapi meninggalkan makna umum, yang dapat dinyatakan dalam beberapa ayat. Sekiranya penting untuk mengekalkan makna sebahagian besar laporan, maka anda dapat memetik tesis ucapan atau petikan dari pembentangan dalam lampiran protokol, dengan merujuknya dalam teks dokumen.
Perkara yang sama berlaku untuk refleksi perjalanan perbincangan. Sekiranya beberapa penceramah berpegang pada sudut pandang yang sama, maka ucapan mereka dapat diformalkan dalam bentuk berikut: "Penceramah (nama penuh penutur) yang menyokong pendapat penutur".
Hasil dari setiap pertanyaan, penyelesaian mesti dirumuskan. Ia harus disiapkan terlebih dahulu dalam rancangan keputusan atau dirumuskan oleh peserta mesyuarat sendiri semasa perbincangan. Keputusan dibuat dalam bentuk rumusan khusus, yang mesti disampaikan dengan jelas dan tepat. Keputusan mengenai pidato maklumat semata-mata dapat diambil kira oleh para peserta dalam perjumpaan tersebut.
Jika pertemuan itu memberikan suara, beberapa menit setelah setiap isu harus berisi hasilnya: "Keputusan itu diambil sebulat suara", "Keputusan itu diambil dengan suara mayoritas", "Keputusan itu tidak dibuat." Catatan serupa harus dibuat dalam kes-kes di mana isu-isu tersebut dikeluarkan dari perbincangan, ditunda ke mesyuarat lain atau tidak dipertimbangkan kerana ketiadaan penceramah.
Pada akhirnya, nota ditandatangani oleh pegawai atasan dan setiausaha dan, jika perlu, diperakui oleh meterai organisasi yang mengadakan mesyuarat tersebut.
