Korespondensi perniagaan adalah bahagian yang tidak terpisahkan dari banyak proses pengeluaran. Tempat yang penting di dalamnya diduduki oleh tanggapan terhadap permohonan rasmi dari pelbagai organisasi, termasuk yang mengendalikannya. Untuk surat seperti itu, diperlukan gaya perniagaan rasmi, cukup diterima, lebih-lebih lagi giliran birokrasi lebih disukai. Tidak ada tempat untuk emosi, walaupun tuntutan bahawa rayuan yang anda terima tidak sesuai.
Perlu
- - komputer;
- - Akses internet atau pencetak;
- - kepala surat syarikat;
- - mel, kurier atau lawatan peribadi ke pejabat penerima (tidak dalam semua keadaan);
- - teks surat yang anda balas.
Arahan
Langkah 1
Gunakan kepala surat untuk menulis jawapan anda. Jangan lupa memberikan nombor keluar untuk surat itu, daftarkannya dengan setiausaha atau di pejabat, dan masukkan tarikhnya.
Langkah 2
Berikan jawapan kepada orang yang tandatangannya ada di bawah surat itu. Biasanya ia mewakili tajuk dan nama keluarga dengan inisial. Cuba cari nama dan patronimiknya. Lakukan ini menggunakan Internet atau panggilan telefon terus ke organisasi dari mana surat itu berasal. Biasanya di bahagian bawah surat rasmi nama keluarga pelakon dan nombor telefonnya ditunjukkan. Maklumat ini akan berguna untuk interaksi lebih lanjut, sekiranya diperlukan. Walau bagaimanapun, jawapannya harus ditujukan kepada nama orang yang tandatangannya berada di bawah rayuan yang datang kepada anda. Permulaannya cukup dalam "tajuk" jawapan. Tetapi surat itu mesti dimulakan dengan alamat dengan nama dan patronimik: "Dear Ivan Ivanovich!"
Langkah 3
Pada awal balasan anda, nyatakan data keluaran surat tersebut. Biasanya, rayuan rasmi mengandungi nombor keluar, tarikhnya adalah wajib. Perkataan yang diterima umum dari frasa pertama: "Sebagai tindak balas kepada surat anda (rayuan, permintaan maklumat, tuntutan, aduan - bergantung pada keadaan) Tidak. Oleh itu dari sebilangan dan sebilangan itu, kami menganggapnya perlu (pilihan - kami boleh) melaporkan perkara berikut."
Langkah 4
Kemudian jawab soalan-soalan yang terkandung di dalam surat itu dengan urutan yang sama di dalamnya.
Langkah 5
Sekiranya, menurut pendapat anda, sebarang tuntutan atau tuntutan yang dibuat terhadap anda secara peribadi atau organisasi anda oleh pengarang surat itu tidak sah, nyatakan bahawa mereka tidak dapat berpuas hati dan jelaskan alasannya, merujuk kepada peruntukan undang-undang semasa, yang, dalam pendapat, bertentangan.
Langkah 6
Gunakan frasa "Salam" di akhir jawapan anda. Anda harus melakukan ini, walaupun anda berpendapat bahawa penerima tidak layak dihormati. Namun, tidak perlu menunjukkan pendapat ini. Jangan lupa untuk memasukkan tajuk, nama keluarga dan inisial anda juga. Sekiranya anda menghantar jawapan kertas, masukkan tanda tangan anda di bawahnya.
