Semasa membuat pesanan personel, perlu memperhatikan kepentingan undang-undang mereka. Untuk mengikat secara sah, mereka mesti mengandungi sejumlah butiran yang diperlukan, termasuk indeks pendaftaran atau, dengan kata lain, nombor dokumen. Peraturan untuk mendaftarkan pesanan ditentukan oleh dokumen lokal institusi, tetapi ada juga peraturan umum.
Arahan
Langkah 1
Nombor urutan pesanan untuk personel juga nombor pendaftarannya (indeks). Penomboran semua pesanan (pesanan) untuk personel harus disimpan sepanjang tahun pejabat secara berasingan untuk setiap kumpulan dokumen pentadbiran dalam borang pendaftaran khas.
Tahun perniagaan biasanya bertepatan dengan tahun kalendar (1 Januari - 31 Disember). Tetapi ada pengecualian, misalnya, institusi budaya, pendidikan, dan lain-lain, di mana tahun pejabat bermula pada 1 September.
Langkah 2
Sebagai permulaan, bezakan semua pesanan ke dalam kumpulan yang berasingan. Bahagikan kertas mengikut jangka hayatnya menjadi dokumen penyimpanan jangka panjang dan dokumen penyimpanan jangka pendek.
Dalam organisasi besar dengan sebilangan besar pekerja, untuk kemudahan, pilih beberapa kumpulan pada subjek yang homogen dalam susunan pesanan dengan tempoh penyimpanan yang sama.
Contohnya, dokumen untuk penyimpanan jangka panjang boleh dibahagikan kepada beberapa kumpulan: pesanan untuk kemasukan, pesanan untuk pemecatan, pesanan untuk pemindahan. Dan kertas simpanan jangka pendek dapat dibezakan menjadi beberapa siri: pesanan untuk percutian, pesanan untuk perjalanan perniagaan.
Dalam organisasi dengan jumlah kakitangan yang sangat banyak, kadang-kadang perlu untuk membuat sebutan surat pesanan untuk setiap kategori personel.
Langkah 3
Selanjutnya, daftarkan setiap kumpulan pesanan ini kepada personel dalam bentuk khas. Sebagai borang pendaftaran, anda boleh menggunakan jurnal, kad pendaftaran dan kawalan atau sistem pengurusan dokumen elektronik. Setiap bentuk ini mempunyai kelebihan dan kekurangan.
Kad pendaftaran dan kawalan dan kabinet pemfailan elektronik, yang biasanya saling mendua, lebih mudah untuk mengatur dan mencari. Log memberikan lebih banyak keselamatan maklumat.
Borang pendaftaran tidak mempunyai standard yang ketat, tetapi biasanya mengandungi maklumat berikut:
- tarikh;
- nombor siri pesanan;
- siapa yang menandatangani (kedudukan, nama keluarga);
- ringkasan pesanan;
- asas;
- pelakon.
Langkah 4
Sekarang, untuk membuat pesanan mengikut bingkai, anda hanya perlu melihat jurnal yang sesuai dan memberikan indeks seterusnya ke dokumen tersebut.
