Kadang kala orang yang menggunakan surat untuk komunikasi perniagaan bertanya pada diri sendiri apakah mungkin mempengaruhi keputusan penerima dengan cara apa pun. Sebilangan orang berpendapat bahawa ini mustahil; yang lain menjawab soalan tersebut secara afirmatif. Siapa yang betul? Surat-menyurat perniagaan adalah pekerjaan yang sangat halus. Setelah mengisi surat itu, anda mesti menunjukkan rasa hormat kepada penerima, betul dan tidak mengganggu! Anda boleh mempengaruhi seseorang melalui kertas, tetapi untuk ini anda perlu mengikuti beberapa peraturan.
Menjalin hubungan psikologi
Hubungan psikologi dalam korespondensi perniagaan sangat penting, kerana jika tidak, kerjasama hampir mustahil. Pastikan anda menghubungi penerima dengan menggunakan perkataan "Dear". Jangan singkatan perkataan dalam tajuk. Maksudnya, jika anda tidak mengenali orang itu dengan baik, anda boleh memohon seperti berikut "Dear Mr Petrov", dan bukan "Uv. Encik Petrov ".
Sekiranya anda pernah bertemu dengan seseorang dan membincangkan beberapa topik yang berkaitan dengan pekerjaan anda, pastikan anda menggunakan fakta ini dalam pendahuluan. Sekiranya anda tidak biasa dengan penerima, tanyakan mengenai syarikatnya.
Contoh pengenalan.
1. Petr Petrovich yang dihormati! Pada pertemuan perniagaan yang berlangsung di restoran Angara pada 12 Oktober tahun ini, kami membincangkan topik pelaburan perniagaan kecil.
2. Tuan Petrov yang dihormati! Kami mengetahui bahawa syarikat anda adalah peneraju di wilayah Irkutsk dalam pengeluaran gergaji pita. Syarikat kami bergerak dalam pengeluaran kilang papan. Kami ingin bekerjasama dengan anda pada masa akan datang.
Sekiranya anda menyedari bahawa ketua organisasi sangat mementingkan reputasinya dan mencari rakan kongsi, anda boleh meminta nasihatnya. Orang seperti itu dengan senang hati akan bersetuju untuk membantu, kerana anda dapat mempengaruhi reputasi syarikat. Sangat senang untuk bekerjasama dengan organisasi seperti itu, kerana pengurus akan berusaha memenuhi semua syarat kontrak, agar tidak mendapat ulasan negatif.
Mencari Hujah dan Fakta
Untuk meyakinkan pelanggan bahawa anda betul, anda mesti mencari hujah. Mereka sederhana, kuat dan terkuat. Ahli psikologi menasihatkan untuk mengikuti urutan berikut ketika menyusun huruf: kuat - sederhana - terkuat.
Yang kuat merangkumi hujah berikut:
- Persembahan akan memaparkan perkembangan terkini peralatan untuk pembuatan gergaji pita.
- Harga peralatan yang ditawarkan akan 30% di bawah harga pasaran.
Fakta purata merangkumi:
- Peserta persembahan akan berpeluang untuk melihat peralatan baru beraksi, dan juga mendapatkan nasihat mengenai pengoperasian peranti.
- Jaminan untuk peralatan yang ditawarkan akan meningkat 2 tahun.
Yang kuat merangkumi hujah berikut:
- Pada akhir persembahan, promosi akan diadakan, yang mana peserta akan dapat yang kedua secara percuma semasa membeli peralatan.
Mencari masalah penerima
Sebelum mencadangkan sesuatu, cuba cari alasan yang boleh mendorong pembaca menggunakan perkhidmatan anda atau membeli produk dari anda. Contohnya, anda menawarkan perkhidmatan pengangkutan. Teliti dengan teliti karya penerima, kenal pasti ketidakpuasannya. Untuk melakukan ini, anda boleh menghantar "mata-mata". Anda juga dapat mengetahui syarikat mana yang dia gunakan. Kemudian cari aspek negatif organisasi yang menjalankan trak. Cuba kenal pasti masalah yang mungkin timbul semasa bekerja dengan pihak ketiga.
Sekiranya anda menawarkan peralatan yang lebih baik daripada yang digunakan oleh penerima, pastikan untuk menuliskannya dalam surat tersebut, merujuk kepada fakta bahawa dengan peranti anda jumlah pengeluaran akan meningkat secara mendadak.
Merumuskan pemikiran
Cuba merumuskan pemikiran anda dengan betul. Sebagai contoh, ahli psikologi menasihatkan untuk tidak menggunakan zarah "tidak" dan "atau" dalam korespondensi perniagaan.
Contohnya.
Ungkapan yang tidak betul: pada 12 Oktober, tidak ada salahnya anda mengunjungi pameran kami.
Ungkapan yang betul: pada 12 Oktober kami akan gembira melihat anda di pameran kami.
Reka bentuk huruf
Sikap penerima kepada syarikat anda bergantung pada reka bentuk surat-menyurat keluar. Surat menyurat perniagaan melibatkan penggunaan kop surat korporat. Anda tidak boleh bereksperimen dengan font dan ukuran, lebih baik memilih standard, iaitu font Times New Roman dan ukuran 12. Walaupun ini adalah perkara kecil, tetapi pada tahap psikologi, ia mempunyai pengaruh yang besar pada seseorang!
