Ketika menerima mesej dari rakan niaga, banyak yang berusaha untuk menanggapi permintaan yang diterima secepat mungkin, agar pasangan tidak menunggu. Dan ini betul - dalam kes ini, masa sering penting, yang sukar untuk dinilai berlebihan. Tetapi tanpa terlalu memikirkan bentuk jawapannya, hanya sedikit orang yang berpendapat bahawa dengan melakukan ini, ia akan memberi kesan buruk kepada reputasi syarikat.
Arahan
Langkah 1
Sebagai permulaan, teliti dengan teliti pertanyaan-pertanyaan yang dinyatakan dalam surat rakan niaga. Sediakan jawapan pendek untuk setiap item, jika terdapat lebih daripada satu. Sekarang teruskan dengan reka bentuk surat-respons terhadap permintaan tersebut. Untuk melakukan ini, ambil kop surat syarikat, dengan logo dan butiran syarikat dicetak di atasnya. Sekiranya ini tidak wujud, ketik tajuk surat, menunjukkan maklumat yang diperlukan di dalamnya, secara manual. Menempatkan butiran dalam surat sangat berharga bagi rakan perniagaan anda. Dengan menawarkannya dalam setiap pesan, Anda menyelamatkannya dari kebutuhan untuk mencarinya dalam tumpukan kertas atau fail komputer setiap kali, dan juga dari keperluan untuk membuat permintaan berasingan untuk perincian jika dia ingin membuat kontrak baru atau membayar invois.
Langkah 2
Di sudut kanan atas, tuliskan butir-butir penerima surat itu. Di sini menunjukkan nama organisasi, kedudukan pengarang permintaan dan nama penuhnya. Sebaliknya, di sudut kiri, pilih baris untuk nombor keluar, yang akan diberikan kepada dokumen semasa pendaftaran, dan tarikhnya. Dalam kes ini, nama dokumen tidak ditulis. Mulakan dengan segera dengan menyebutkan nama dan patronimik, setelah perkataan "Sayang". Pada bagian penting dari surat itu, kata-kata pertama adalah "Sebagai tindak balas kepada surat anda, kami memberitahu anda" (permintaan, permintaan, dll.). Seterusnya, tuliskan semua jawapan yang dipersiapkan secara bertahap, mematuhi penomboran berturutan yang terdapat dalam huruf asalnya.
Langkah 3
Pada bahagian akhir, nyatakan permintaan, keinginan atau keperluan anda, ingat untuk mematuhi nada hormat, gaya penulisan perniagaan dan celik. Akhiri surat dengan perkataan "Hormat" dan nyatakan nama dan kedudukan anda. Sebagai tambahan, tulis di sini nombor telefon anda untuk komunikasi dan e-mel, jika anda ingin menerima surat jawapan atau komen mengenai apa yang dinyatakan dalam surat itu.
