Etika adalah konsep pelbagai aspek, ada peraturan tingkah laku dalam masyarakat, di meja atau di tempat awam. Ada juga perkara seperti etika perniagaan, khususnya etika penulisan perniagaan. Reputasi syarikat sangat bergantung pada bagaimana korespondensi dengan pelanggan, pekerja dan rakan kongsi dijalankan.
Peraturan am korespondensi perniagaan
Ucapan bertulis sangat berbeza dengan lisan, terutama surat-menyurat perniagaan. Kenyataan moden sedemikian rupa sehingga menulis semakin bermaksud mesej e-mel, bukan mesej di atas kertas.
Dalam rundingan perniagaan dengan rakan kongsi, mengenai sebarang mesej yang berkaitan dengan saat perniagaan, e-mel adalah pilihan terbaik untuk memindahkan maklumat. Walau bagaimanapun, menulis jemputan, terima kasih atau ucapan tahniah dilakukan di atas kertas.
Adalah dianggap amalan yang baik untuk menggunakan kertas yang berkualiti, dan sebaiknya kop surat dengan logo organisasi. Lebih baik menyampaikan surat atau jemputan penting ke acara khas melalui kurier atau surat berdaftar. Mesej di atas kertas berkualiti tinggi yang cantik kelihatan padat dan meningkatkan penilaian syarikat.
Dalam korespondensi perniagaan, kebenaran, literasi dan ketepatan mesej adalah penting. Emosi, keakraban, pernyataan yang menyinggung perasaan, serta panjang dan kekaburan persembahan tidak dibenarkan.
Penting untuk menyusun teks, meletakkan aksen dan tanda baca dengan betul supaya penerima sangat jelas mengenai apa sebenarnya surat itu.
Mengenai gaya komunikasi, lebih baik menghindari frasa florid, ayat pelbagai peringkat yang kompleks dan kata-kata yang tidak perlu. Banyak klise profesional dalam korespondensi perniagaan dibenarkan.
Untuk kejelasan, anda boleh menambahkan carta, diagram atau jadual pada teks.
Tidak boleh menggunakan emoticon dan gambar dalam korespondensi perniagaan. Pastikan untuk memeriksa teks untuk kesilapan dan kesalahan ketik sebelum menghantar.
Peraturan reka bentuk surat perniagaan
Surat perniagaan yang ditulis dengan baik mesti mempunyai struktur yang jelas. Tidak ada satu standard, tetapi ada peraturan reka bentuk umum.
Surat perniagaan terdiri daripada tajuk, ucapan, isi (dasar), perpisahan, tandatangan dan perincian organisasi pengirim.
"Header" surat itu biasanya mengandungi nama organisasi, logo, alamat dan kenalan untuk komunikasi (telefon, e-mel, faks).
Juga, jenis aktiviti syarikat dan nama pengurus boleh dijelaskan dalam tajuk.
Topi paling sering dicetak di tengah helaian, kadang-kadang ia dibenarkan terletak di sudut atas.
Syarikat yang mempunyai reputasi baik mesti mempunyai kop surat sendiri. Juga, e-mel harus mempunyai bentuk, ini memberi kekuatan kepada organisasi.
Di bahagian selamat datang, anda boleh menulis "Selamat petang" atau "Hello" jika mesej itu tidak bersifat interpersonal yang ketat. Dalam surat perniagaan, notis atau dokumentasi perniagaan yang jelas, akan lebih tepat untuk segera menghubungi penerima dengan nama dan patronimik.
Perkara yang paling penting dalam korespondensi perniagaan adalah kandungan utama surat - asasnya.
Bahagian ini mempunyai muatan maklumat tertinggi, di dalamnya tujuan rayuan dinyatakan.
Terdapat beberapa alasan untuk menghubungi, masing-masing, penyampaian setiap aspek harus dimulai dengan perenggan yang terpisah. Menyusun bahagian utama surat adalah perlu untuk membezakan topik dan memahami maklumat dengan lebih baik.
Contoh perenggan merangkumi frasa berikut: "kami meminta anda", "maklumkan", "tawaran untuk pertimbangan" dan lain-lain.
Perlu diingat bahawa terdapat juga struktur dalam aspek tersebut.
Pengirim surat perniagaan perlu membenarkan relevannya permintaan tersebut, mengungkapkan isi utamanya dan menjelaskan hasil yang diharapkan sekiranya ada jawapan positif.
Rumus ucapan langsung jarang digunakan dalam huruf perniagaan. Tujuan utama ungkapan terakhir adalah untuk menyatakan rasa hormat kepada penerima dan penghormatan yang biasa untuk kesopanan. Contoh frasa penutup: "salam sejahtera", "salam", "terima kasih terlebih dahulu atas jawapan anda" dan lain-lain.
Tandatangan peribadi mestilah di akhir surat. Nama keluarga, inisial dan kedudukan pengirim biasanya ditunjukkan, serta nombor telefon kenalan.
Syarikat besar menggunakan tandatangan elektronik. Ini adalah fail khas dengan tandatangan teks yang dilekatkan secara automatik pada akhir setiap huruf. Tanda tangan elektronik tidak boleh melebihi lima hingga enam baris dan melebihi tujuh puluh aksara.
Struktur reka bentuk ini juga berlaku untuk surat promosi, surat lamaran, dan surat terima kasih, serta pemberitahuan, pernyataan, tuntutan, dan peringatan.
Semasa menghantar sejumlah besar maklumat, sokongan pendek ditulis di badan surat, dan paket utama disusun sebagai lampiran yang terpisah. Sekiranya lampiran "berat" banyak, anda harus memberi amaran kepada penerima mengenai perkara ini dalam surat lamaran di pos pos.
Balas surat perniagaan
Menurut peraturan etika perniagaan, balasan surat tidak boleh ditangguhkan selama lebih dari dua hingga tiga hari. Sekiranya jangka masa yang lebih lama diperlukan untuk tindak balas kerana sejumlah alasan objektif, beritahu pengirim tentangnya, ini dianggap sebagai bentuk yang baik dan menambah kredibiliti syarikat.
Ingat perkara utama - anda perlu menjawab semua e-mel perniagaan, kecuali spam yang jelas.
Semasa membalas surat perniagaan, formula ucapan biasa sering digunakan:
- "Kami menyesal memberitahu anda …";
- "Terima kasih untuk …";
- "Kami menjemput anda dengan senang hati …";
- "Kami mengingatkan anda …";
- "Sesuai dengan permintaan anda, kami memberitahu …" dan lain-lain.
Untuk kemudahan, anda boleh membuat fail berasingan dengan corak ucapan yang serupa. Beralih ke tempat kosong, anda akan sangat memudahkan dan mempercepat penulisan surat perniagaan.
Sekiranya surat itu penting dan anda perlu tahu pasti bahawa surat itu telah dihantar kepada penerima, pesan penghantaran melalui kurir atau keluarkan surat berdaftar (pos Rusia). E-mel mempunyai ciri "Diterima Pemberitahuan" yang secara automatik mengirimkan pengesahan bahawa pesan anda telah dilihat.
Sekiranya tidak ada jawaban untuk surat itu, menurut etika, anda boleh membuat panggilan tambahan untuk menjelaskan keadaan dengan surat-menyurat.
Jenis surat-menyurat perniagaan
Pada mulanya, terdapat dua jenis korespondensi perniagaan: dalaman dan luaran. Surat-menyurat luaran adalah surat-menyurat yang dikirimkan kepada penerima pihak ketiga, sementara surat-menyurat dalaman digunakan dalam batasan satu firma.
Surat perniagaan, sesuai dengan tujuan yang dimaksudkan, dibagi menjadi: aplikasi, buletin, iklan, pertanyaan, cadangan, cadangan, peringatan, tuntutan, undangan dan lain-lain.
Surat - pesan mengandungi maklumat yang diperlukan oleh penerima untuk melakukan tugas dalam rangka tujuan bersama. Maklumat sedemikian relevan dan penting bagi penerima dan pengirim.
Permohonan - sejenis surat-menyurat perniagaan yang melibatkan menghantar permintaan untuk tujuan mendapatkan maklumat atau perkhidmatan. Contohnya, permohonan penyertaan dalam acara.
Permintaan - permintaan bertulis untuk mendapatkan maklumat yang menarik. Permintaan itu boleh bersifat formal dan mengikat.
Surat tawaran biasanya menawarkan kerjasama atau perkhidmatan tertentu dan cadangan komersial. Biasanya, surat seperti itu dikirim ke beberapa alamat sekaligus; surat massal dapat digunakan.
Jemputan - surat jemputan individu untuk perjumpaan atau acara gala. Dalam reka bentuk surat-menyurat tersebut, penggunaan borang percutian khas atau kad pos dibenarkan. Perkara utama adalah dengan menyebut nama acara, alamat, masa dan tempat perjumpaan dengan jelas.
Surat peringatan adalah pesan tentang pemenuhan kewajiban apa pun: pembayaran hutang, penyediaan laporan, peringatan mesyuarat, dan lain-lain.
Sekiranya salah satu pihak tidak memenuhi syarat kontrak atau melanggar perjanjian, pihak yang cedera dapat mengirimkan tuntutan. Ciri khas surat - tuntutan - adalah adanya keterangan terperinci mengenai keadaan yang dilanggar, maklumat mengenai penilaian kerosakan, tuntutan pampasan atas kerugian atau penghapusan pelanggaran yang dikenal pasti. Selalunya surat-menyurat ini dilengkapi dengan salinan dokumen, gambar dan sijil penerimaan.
Dalam surat cadangan, pihak ketiga atau syarikat dinilai dan ciri-cirinya diberikan. Mesej seperti itu paling sering berlaku ketika melamar kedudukan baru.
Ciri e-mel perniagaan
Pada masa kini, sebilangan besar surat perniagaan dihantar melalui e-mel, sehingga peraturan etika perniagaan juga merumuskan syarat untuk melakukan komunikasi bisnis elektronik.
Baca alamat pengirim dengan teliti. Anda harus diberitahu dengan mesej dengan alamat kotak surat yang serupa: "cupercat" atau "mini - bikini". Selain spam biasa, pesan dari alamat tersebut mungkin berisi virus.
Sentiasa pastikan baris subjek anda pendek dan tepat.
Etika membolehkan mengutip mesej asal sehingga penerima dapat segera memahami apa yang dipertaruhkan.
Ia dibenarkan untuk memasukkan bahan tambahan di lampiran.
Mengetahui dan menerapkan peraturan etika dalam bidang komunikasi perniagaan membantu pengirim memperoleh reputasi yang baik dan menarik rakan kongsi baru.
