Agenda adalah kerangka perjumpaan atau perjumpaan. Di dalamnya topik utama perbincangan dan bidang perbincangan utama ditetapkan. Ini menetapkan susunan pertemuan, memusatkan perhatian peserta pada perbualan profesional, tidak membiarkan perbincangan berkembang menjadi pertukaran pandangan yang kacau.
Arahan
Langkah 1
Mula menyusun agenda sebaik sahaja pihak pengurusan memutuskan tarikh dan topik mesyuarat. Panas di tumit, akan lebih mudah bagi anda untuk merumuskan intinya. Di samping itu, anda akan mempunyai masa yang cukup untuk membetulkan pilihan pertama sekiranya pengurus ingin meminda.
Langkah 2
Sorot aspek utama dan kecil dari topik perjumpaan. Jangan membebani agenda dengan masalah kecil yang dapat diselesaikan secara rutin. Pilihan terbaik adalah memasukkan 1-2 perkara penting, dalam perbincangan yang diinginkan oleh majoriti pasukan, dan meluangkan masa untuk menyelesaikan masalah yang kurang penting, termasuk yang timbul semasa pertemuan.
Langkah 3
Rumuskan perkara agenda. Elakkan ayat yang tidak jelas atau tidak jelas. Jadikan item dalam agenda anda sebisa mungkin. Setelah membacanya, peserta perjumpaan harus memahami intipati masalah dan tujuan perbincangannya dengan mudah. Sekiranya anda menghadapi kesukaran, dapatkan bantuan daripada pakar yang akan memberikan ucaptama mengenai topik ini.
Langkah 4
Setiap item harus dimulakan dengan preposisi "about" atau "about": "Atas inisiatif jabatan penjualan untuk mengadakan hari pembersihan" atau "Pada pengagihan semula fungsi antara jabatan pemasaran dan perkhidmatan akhbar", dll. Sekiranya ada dokumen pengawalseliaan yang dibawa untuk dibincangkan, klausa tersebut dapat berbunyi seperti berikut: "Atas persetujuan Piagam syarikat" atau "Mengenai pindaan perihal pekerjaan kakitangan sekretariat", dll. Untuk soalan bermaklumat yang tidak memerlukan perbincangan, berikan penjelasan yang sesuai dalam tanda kurung atau dipisahkan oleh titik dua. Sebagai contoh, "Pada bidang penerbitan buku yang menjanjikan: Laporan Timbalan Ketua Pengarah mengenai perjalanan perniagaan ke seminar."
Langkah 5
Susun agenda anda. Dalam praktiknya, terdapat dua cara untuk mengatur soalan: dari yang paling penting hingga yang tidak penting dan dari yang kecil hingga yang penting. Setiap pilihan mempunyai aspek positif. Dalam kes pertama, masalah utama dipertimbangkan pada awal perjumpaan. Pekerja lebih aktif, keletihan belum mempengaruhi mereka. Tetapi perbincangan mengenai persoalan pertama mungkin berlanjutan, tidak akan ada masa yang tersisa untuk menyelesaikan masalah kecil tetapi penting. Sekiranya perjumpaan dimulakan dengan perkara yang kurang penting, pekerja secara beransur-ansur bergabung dengan irama dan pada masa isu utama diumumkan, mereka sepenuhnya bersedia untuk dialog yang membina.
Langkah 6
Cetak agenda mengikut keperluan perkeranian organisasi anda. Sebagai tambahan kepada soalan sebenar untuk perbincangan, nyatakan tarikh, waktu, lokasi perjumpaan, penceramah utama, peserta dan ahli jemputan. Luluskan dokumen tersebut dengan ketua organisasi. Anda akan melampirkan agenda asal kemudian pada minit mesyuarat. Berdasarkan agenda yang diluluskan, sediakan buletin atau pengumuman untuk pekerja.
