Kop surat adalah sifat penting bagi setiap syarikat moden. Peraturan untuk merancang bentuk sedemikian telah dibentuk dalam jangka waktu yang panjang berdasarkan prinsip asas aliran dokumen perniagaan.
Reka bentuk kepala surat adalah salah satu tugas utama bagi ketua syarikat pada peringkat penciptaannya. Ketiadaan borang seperti itu tidak akan membawa akibat negatif yang negatif, namun akan memberi kesan buruk kepada interaksi dengan rakan sejawat yang tidak akan memandang serius organisasi tersebut.
Bentuknya adalah atribut identiti korporat; ia digunakan untuk dokumentasi syarikat dalaman, surat-menyurat luaran, kontrak, laporan, dan dokumen lain. Selalunya, ketika merancang kop surat, mereka berusaha untuk mematuhi gaya korporat yang diterima, oleh itu warna, fon dan ciri lain dari atribut ini bertepatan dengan parameter kad nama, sampul surat, folder yang serupa.
Apa yang termasuk dalam kepala surat?
Surat kiriman merangkumi senarai elemen wajib dan pilihan tertentu. Oleh itu, salah satu bahagian struktur yang paling penting dari kop surat adalah logo syarikat atau identiti korporat yang lain. Sebagai tambahan, kepala surat mesti mengandungi sekumpulan perincian organisasi, yang menunjukkan maklumat hubungannya.
Sekiranya dikehendaki, blok syarat juga merangkumi maklumat mengenai akaun bank, tetapi ini adalah elemen tambahan dari kop surat. Di samping itu, kedudukan berasingan di kepala surat diperuntukkan untuk tarikh, nombor pendaftaran dokumen, nama dan blok teksnya. Nama syarikat kadang-kadang ditunjukkan secara berasingan, tetapi selalunya ia disertakan dalam logo atau logo korporat syarikat yang lain.
Prinsip susunan elemen pada kepala surat
Kekhasan susunan elemen individu pada kepala surat ditentukan oleh ketua syarikat, selalunya bergantung pada gaya korporat dan pilihan peribadi. Logo biasanya diletakkan di bahagian kiri atas kepala surat, dan blok syarat diselaraskan di tengah atau dipindahkan ke bahagian kanan. Tidak ada peraturan yang ketat untuk mengatur elemen pada kop surat, tetapi struktur yang disebutkan lebih akrab, lebih sering daripada yang lain digunakan oleh perusahaan moden.
Bentuk dicetak pada halaman A4, biasanya percetakannya dipesan di rumah percetakan bersama dengan penciptaan atribut korporat lain (kad nama, folder, kalendar). Pendekatan ini membolehkan anda mengekalkan gaya yang seragam, mewujudkan kesan positif syarikat di antara bakal pelanggan dan rakan kongsi.
