Dalam era teknologi komputer, rakan kongsi semakin berkomunikasi dari jauh, lebih memilih untuk tidak membuang masa pada pertemuan dan rundingan peribadi. Oleh itu, tidak menghairankan bahawa korespondensi kerja tidak begitu penting dalam kehidupan seorang pengurus moden. Menjaga dengan betul adalah tugas setiap pekerja pejabat.
Arahan
Langkah 1
Sekiranya di tempat kerja anda mesti berkomunikasi dengan pelanggan atau pembekal, sudah tentu anda sering menulis surat rasmi. Ini tidak semudah yang dilihat pada pandangan pertama: korespondensi perniagaan penuh dengan banyak perangkap, yang mesti dilewati untuk menjaga reputasi anda sebagai rakan yang kompeten. Sekiranya tidak boleh mengikuti kursus dalam seni korespondensi perniagaan, ikuti peraturan di bawah.
Langkah 2
Surat rasmi mesti didaftarkan. Lakukan ini sebelum mula menyusunnya dan masukkan nombor di ruang yang disediakan (biasanya di sudut kiri atas, di bawah logo syarikat, jika ada). Tentukan penerima di sudut kanan atas. Mulakan dengan tajuk, kemudian masukkan nama belakang (atau nama belakang jika surat itu ditujukan untuk lebih dari satu orang). Kedudukan harus disenaraikan dalam urutan hierarki, iaitu pertama datang, misalnya, pengarah, kemudian timbalannya, kemudian ketua perkhidmatan dan jabatan.
Di bawah nama-nama penerima, nyatakan tajuk dan nama pengirimnya. Jangan lupa: kata kerja "dari" tidak digunakan dalam kes ini; ini adalah salah satu kesalahan biasa! Seterusnya, nyatakan subjek surat dan tarikh penyusunannya. Subjek surat itu harus menjelaskan dengan jelas apa yang akan dibincangkan oleh dokumen ini; nyatakan dengan jelas dan jelas.
Langkah 3
Teks surat itu dimulakan dengan banding. Sekiranya ia ditujukan kepada satu orang, maka terapkan dengan nama pertama dan patronimik atau, sebagai gantinya, dengan nama belakang: "Tuan Ivanov yang dihormati." Walau apa pun, jangan biarkan keakraban dalam surat itu, walaupun anda secara peribadi kenal dengan penerima dan menjalin hubungan "dengan kaki pendek" dengannya. Ingatlah bahawa ini adalah dokumen rasmi, dokumen tersebut mesti dimasukkan ke dalam arkib dan boleh digunakan dalam karya walaupun beberapa tahun kemudian.
Teks surat itu sendiri mesti jelas dan difahami. Jangan menyebarkan "pemikiran di sepanjang pokok", jangan isi surat itu dengan perincian yang tidak perlu, jangan memetik fakta yang terkenal. Tidak ada yang lebih menjengkelkan daripada membuang-buang waktu membaca dokumen, yang keseluruhan makna dapat dimasukkan ke dalam 4 ayat, tetapi anda harus membaca 4 lembar. Rumuskan cadangan anda secara ringkas dan mudah difahami, jika anda memerlukan penjelasan, masukkannya dalam bentuk lampiran dan lampirkan pada surat tersebut.
