Terdapat konsep seperti "adat istiadat perniagaan". Di bawah definisi yang luas ini - semua tradisi yang diterapkan dalam lingkungan hubungan perniagaan rasmi. Surat-menyurat rasmi tetap menjadi salah satu mekanisme utama interaksi perniagaan. Pegawai, peniaga dan organisasi awam berkomunikasi melalui pesanan yang disusun mengikut peraturan umum.
Sebab menulis
Tidak kira betapa membosankan dan tidak pentingnya tahap persiapan untuk membuat rayuan rasmi, hal itu tidak boleh diabaikan. Sebab penyediaan dokumen harus dirumuskan dengan jelas.
Sebelum menyusun surat rasmi, penting untuk menentukan penerima dengan tepat. Setelah menentukan isi kandungan mesej, perlu diperiksa sama ada masalah ini berada dalam skop kompetensi penerima. Sekiranya ragu-ragu, lebih baik memeriksa masalah kompetensi dalam peraturan dan dokumen normatif organisasi yang lain.
Jenis permintaan
Setelah topik dan penerima ditentukan, anda harus memikirkan jenis rayuan.
Surat rasmi hendaklah ditulis sekiranya perlu:
- Maklumkan kepada penerima. Selalunya, buletin dihantar dari penerima peringkat rendah ke penerima peringkat lebih tinggi;
- Hubungi penerima dengan ujian, yang menunjukkan tindakan lebih lanjut dari pihaknya. Oleh itu, mereka beralih kepada orang atasan atau kedudukan yang sama;
- Beri tugasan. Jenis alamat ini hanya sesuai untuk menangani orang bawahan.
Individu yang menghubungi pihak berkuasa, perusahaan atau struktur lain paling sering menggunakan bentuk permintaan-permintaan.
Bentuk rayuan rasmi
Keadaan keras interaksi rasmi-perniagaan menjadikan bentuk rayuan tidak lebih rendah daripada kandungannya. Agar surat itu sampai ke penerima, dan tidak tersesat di labirin pejabat, surat itu harus disusun mengikut semua peraturan.
Organisasi menyusun surat pada kop surat rasmi, memberikan nombor keluar dan menunjukkan tarikhnya. Untuk menjelaskan isu-isu rayuan dengan segera, adalah penting untuk menunjukkan nama penuh dan maklumat hubungan kontraktor. Mereka muncul di helaian terakhir surat di bahagian bawah.
Individu menyusun aplikasi pada helaian A4 kosong dalam bentuk tulisan taip dan, dalam kes yang jarang berlaku, dalam bentuk tulisan tangan.
Untuk organisasi, hanya kedudukan dan nama penerima yang dinyatakan dalam tajuk rayuan, iaitu maklumat mengenai pengarang rayuan dan maklumat hubungan diberikan pada borang rasmi. Individu harus melengkapkan tajuk dengan data mereka sendiri, termasuk nombor telefon kenalan dan alamat yang mesti dihantar.
Di sebelah kiri, butir-butir surat tersebut ditunjukkan, dan di bawah perkataan topik banding: "Tentang memberi hadiah", "Tentang memberi maklumat", "Mengenai perjumpaan peribadi", dll.
Gaya rayuan rasmi
Gaya perniagaan rasmi digunakan untuk menyusun surat rasmi. Prinsip utama gaya ini adalah ketekalan, ketaksamaan dan kejelasan persembahan. Dalam korespondensi perniagaan, rumusan bahasa sehari-hari, penggunaan kata hubung, belum lagi kata-kata sumpah dan kata-kata sumpah, tidak dapat diterima. Malah peristiwa yang paling mengganggu dalam surat-menyurat rasmi harus disampaikan dengan nada yang neutral tanpa warna emosi.
Merupakan amalan yang baik untuk mengikuti struktur ayat dan perenggan yang jelas dan logik. Ini sangat memudahkan persepsi maklumat oleh pembaca.
Struktur rayuan rasmi
Surat rasmi bermula dengan rayuan: ". Ini diikuti dengan mukadimah, di mana seseorang harus menjawab pertanyaan: "Mengapa permohonan banding ditulis, atas nama siapa dan untuk alasan apa." Mungkin kelihatan seperti ini:
«».
«».
Mengikuti dari umum ke yang khusus, diperkenalkan bahagian penjelasan, yang mencerminkan spesifiknya. Sekiranya aduan ditulis - intipati kronologi konflik. Dalam surat jemputan, bahagian penjelasan mengandungi maklumat mengenai tempat, tarikh dan waktu acara, penganjurnya dan bentuk penyertaan penerima.
Sebarang rayuan rasmi berakhir dengan penyenaraian langsung permintaan. Contohnya: ", ", ", dll.
