Apa sahaja jenis aktiviti yang dilakukan organisasi, sepanjang hayatnya, ia menghasilkan banyak dokumentasi yang mesti disimpan. Semakin besar syarikat dan semakin luas skop aktivitinya, semakin besar jumlah dokumen terkumpul. Secara semula jadi, lambat laun timbul persoalan penyortiran dan pemusnahan dokumentasi yang tidak berkaitan. Masih menentukan apa yang boleh dimusnahkan dan apa yang masih perlu dipelihara.
Arahan
Langkah 1
Untuk sistematisasi dokumentasi, untuk setiap dokumen yang diterima untuk penyimpanan, perlu menentukan jangka waktu penyimpanan, setelah itu dokumen tersebut dapat dimusnahkan tanpa risiko kepada organisasi.
Gunakan senarai dokumen yang diluluskan yang tempoh penyimpanannya ditentukan oleh Rosarchiv. Dokumen utama yang harus dipandu ketika sistematisasi jenis dokumentasi ini adalah "Senarai dokumen pengurusan khas yang dihasilkan dalam aktiviti organisasi, menunjukkan waktu penyimpanan" (diluluskan oleh Rosarchiv pada 06.10.2000)
Langkah 2
Juga pelajari senarai semak jabatan yang perlu anda gunakan sekiranya organisasi anda tergolong dalam kelayakan jabatan (sebagai contoh, terdapat senarai semak untuk jabatan ketenteraan, jabatan perbankan, dll.). Untuk jenis organisasi yang paling biasa, senarai dokumentasi juga telah dibentuk (contohnya, untuk syarikat saham gabungan).
Langkah 3
Sejumlah dokumen tertakluk kepada penyimpanan sesuai dengan spesifiknya, misalnya, dokumentasi cukai perlu disimpan untuk jangka masa sekurang-kurangnya 4 tahun, dan penyata kewangan - sekurang-kurangnya 5 tahun.
Langkah 4
Penggunaan senarai adalah cara yang paling mudah untuk mengatur dokumen, kerana terdapat tempoh penyimpanan yang jelas untuk setiap jenis dokumentasi. Namun, tidak semua dokumen dapat dikategorikan ke dalam senarai. Untuk beberapa dokumen, tempoh penyimpanan harus ditentukan oleh organisasi itu sendiri.
Untuk tujuan ini, organisasi, dengan perintah yang sesuai, membuat komisen pakar, yang secara berkala memeriksa nilai dokumen, menentukan masa penyimpanan dan memusnahkan dokumen yang tempohnya telah habis atau tidak diperlukan. Adalah penting bahawa komisen itu merangkumi orang yang dapat mengira kesesuaian dokumen dan kemungkinan risiko dari kehilangannya.
