Dokumentasi perakaunan utama perusahaan mengandungi maklumat mengenai semua transaksi perniagaan, pergerakan wang, pengiraan dan pembayaran upah, dan pembayaran pajak. Berdasarkan dokumen-dokumen ini, catatan disimpan, oleh itu, kehilangan satu dokumen pun memutarbelitkan penyata kewangan dan merupakan pelanggaran undang-undang. Menurut Art. 17 Undang-Undang "Tentang Perakaunan", perusahaan mesti secara bebas memastikan keselamatan dokumen perakaunan.
Arahan
Langkah 1
Undang-undang menetapkan tempoh penyimpanan untuk dokumen perakaunan utama pada 5 tahun, sementara Kod Cukai Persekutuan Rusia mengehadkan tempoh penyimpanan hingga 4 tahun. Untuk mengelakkan hukuman yang ditentukan oleh Kod Kesalahan Pentadbiran (Pasal 15.11), anda masih harus mematuhi jangka masa yang lebih lama yang ditentukan oleh undang-undang. Di samping itu, ada senarai yang disetujui oleh perintah Rosarkhiv bertarikh 6 Oktober 2000. Menurutnya, tempoh penyimpanan harus ditentukan sesuai dengan jenis setiap dokumen tertentu.
Langkah 2
Menetapkan dengan memerintahkan jangka waktu penyimpanan untuk dokumentasi perakaunan utama, dengan mempertimbangkan ketentuan undang-undang dan peraturan yang ditetapkan oleh daftar. Dalam pesanan tersebut, tentukan dari masa berapa tempoh penyimpanan harus dihitung. Secara amnya, permulaan tempoh penyimpanan dokumen adalah 1 Januari tahun setelah tahun di mana dokumen itu disiapkan dengan kerja pejabat. Untuk buku pembelian dan buku jualan, tetapkan permulaan tempoh penyimpanan dari tarikh kemasukan terakhir (klausa 15 dan 27 Peraturan, yang disetujui oleh Keputusan Kerajaan Persekutuan Rusia pada 2 Disember 2000 No. 914).
Langkah 3
Peruntukkan ruang berasingan untuk dokumen perakaunan, yang mesti dilengkapi dengan kabinet tahan api dan peti keselamatan khas. Peti keselamatan bertujuan untuk menyimpan bentuk pelaporan yang ketat, di samping itu, mereka dapat menyimpan kertas dan dokumen yang berlabel "Rahsia komersial". Tentukan dengan memerintahkan prosedur untuk mengakses peti besi ini, orang yang bertanggungjawab yang diberi kuasa oleh ketua akauntan, dan juga prosedur untuk mengeluarkan dokumentasi utama dari penyimpanan.
Langkah 4
Sekiranya syarikat itu cukup besar dan terdapat banyak dokumen, aturkan arkib khas. Ia harus digunakan untuk memindahkan kertas yang dimaksudkan untuk simpanan kekal (kekal) dan jangka panjang (lebih dari 10 tahun). Simpan semua dokumen perakaunan lain dengan tempoh penyimpanan sehingga 10 tahun di bilik khas sehingga ia musnah.
