Keputusan mana-mana mesyuarat mengikat secara sah hanya jika diformalkan dalam minit. Minit mesyuarat ibu bapa, perjumpaan pemilik rumah atau pemegang saham, tentu saja, berbeza dalam kandungan, tetapi syarat untuk borangnya hampir sama.
Tulis pada draf
Adalah tidak mudah untuk menaip komputer semasa mesyuarat, jadi minit boleh ditulis pada draf terlebih dahulu. Beberapa maklumat boleh dimasukkan sebelum mesyuarat dimulakan. Di atas tulis perkataan "Minit", betul-betul di bawah - nama mesyuarat dan tarikhnya. Lebih rendah lagi di sebelah kiri, tulis perkataan "Dihadiri." Sekiranya keputusan diharapkan dapat dibuat oleh majoriti daftar yang memenuhi syarat atau sederhana, nyatakan berapa banyak orang yang seharusnya hadir. Ini penting, sebagai contoh, ketika mengadakan perjumpaan pemilik rumah yang mesti memutuskan bagaimana menguruskan rumah, mengumpulkan wang untuk pembaikan besar, dll. Tulis agenda anda di bawah. Sekiranya anda berhasrat untuk membincangkan masalah yang belum anda ketahui, tambahkan item "Pelbagai". Dalam beberapa kes, had masa harus ditentukan.
Setelah perjumpaan dimulakan
Tuliskan berapa ramai orang yang hadir dan berapa bilangannya. Di bawah agenda, tulis perkataan "Dengarkan" dan masukkan titik dua. Tuliskan soalan, nama penceramah dan ringkasan ucapan, titik demi titik. Penceramah boleh diminta untuk menyampaikan ucapan mereka terlebih dahulu. Catat pada minit soalan yang diajukan kepada setiap penyampai dan jawapannya. Bagi penyelesaiannya, mereka dapat dimasukkan setelah setiap pertanyaan atau sebagai blok tunggal di bahagian bawah protokol. Pastikan anda menunjukkan berapa banyak orang yang memilih "memilih", "menentang", berapa banyak yang menolak. Di bawah keputusan, tuliskan nama ketua dan setiausaha, dan masukkan tarikhnya. Dalam beberapa kes, diperlukan untuk menunjukkan nama semua anggota presidium.
Taipkan teks di komputer
Semasa menaip di komputer, setiausaha biasanya menyunting teks. Cubalah suntingan agar tidak melanggar makna. Ini benar terutamanya untuk keputusan. Tidak ada borang yang seragam untuk pendaftaran protokol, tetapi peraturan berikut biasanya berlaku:
- teks ditaip dalam ukuran 14 titik dengan selang satu atau satu setengah;
- penjajaran teks utama - di kedua-dua belah pihak;
- penjajaran tajuk - berpusat, bilangan peserta - kanan;
- perenggan bermula dengan garis merah.
Taipkan teksnya, jangan lupa untuk memberi ruang untuk tandatangan ketua dan setiausaha, serta meletakkan transkrip tandatangan. Letakkan tarikh di bahagian bawah. Cetak minit dan biarkan ketua dan setiausaha menandatanganinya. Terdapat kes-kes apabila mesyuarat diadakan dalam keadaan tidak hadir. Dalam kes ini, teks ucapan tidak ditulis. Selebihnya protokol dibuat dengan cara yang sama.
