Pada akhir perjumpaan, protokol harus dibuat untuk menetapkan agenda mesyuarat, keputusan yang dibuat, syarat-syarat di mana ia akan dilaksanakan, dan lain-lain. Penting untuk menyusun minit segera setelah mesyuarat, dan tidak menangguhkan "sehingga kemudian." Ada baiknya jika setiausaha profesional dapat menyimpan minit. Namun, jika ini tidak berlaku, orang lain yang mengetahui peraturan tertentu untuk menyimpan minit mesyuarat juga boleh melakukan ini.
Arahan
Langkah 1
Orang yang mengambil minit mesyuarat mesti menyedari semua keputusan mesyuarat yang lalu untuk memahami logik keputusan yang dibuat. Sekiranya anda mengambil minit dalam mesyuarat, ambil salinan minit beberapa mesyuarat sebelumnya. Semasa perjumpaan, segera dokumentasikan perkara-perkara dalam agenda.
Langkah 2
Di sebelah setiap perkara dalam agenda, tuliskan segala pemikiran yang diluahkan semasa pertemuan. Ini dapat dilakukan secara ringkas, kerana minit akan dimuktamadkan bukan semasa mesyuarat, tetapi selepas itu. Maksud nota ini adalah bahawa dengan mereka, anda tidak akan kehilangan satu pemikiran penting yang dinyatakan. Tuliskan juga nama-nama mereka yang bercakap untuk mengingati siapa yang mengatakan apa dan topik apa. Hanya menulis fakta dari pernyataan, bukan pendapat atau andaian peribadi.
Langkah 3
Pelaksanaan protokol harus dilakukan sebaik sahaja mesyuarat, supaya perkara penting tidak dilupakan atau rekod tidak hilang. Minit harus mengandungi penerangan ringkas mengenai perjumpaan dalam gaya perniagaan. Untuk melakukan ini, gunakan pertuturan tidak langsung, tulis semua perkara di masa lalu: "II Ivanov menyatakan bahawa …".
Langkah 4
Kandungan protokol harus terdiri daripada:
1. "topi" yang menunjukkan tujuan dan tarikh perjumpaan, kadang-kadang juga menunjukkan waktu permulaan mesyuarat;
2. senarai mereka yang hadir dan tidak hadir;
3. ringkasan keputusan yang diambil - menunjukkan pemula keputusan ini.
