Semasa menjalankan aktiviti mereka, seorang pekerja atau pengusaha perakaunan harus memproses banyak dokumen. Aliran dokumen meningkat secara berkadar dengan kejayaan pembangunan perniagaan. Banyak kaedah kerja diketahui secara meluas, namun tidak mungkin ada yang memberitahu keseluruhan teknologi kepada pengusaha baru. Panduan ini akan menunjukkan cara memfailkan dokumen anda agar tidak keliru atau tersesat.
Arahan
Langkah 1
Menggunakan fail lutsinar agak sukar. Lebih baik memfailkan dokumen menggunakan lubang pukulan. Sudah tentu, fail lutsinar akan sangat berguna untuk menyimpan dokumen yang tidak dapat ditembus: dokumen yang dibuat di kepala surat Tanda Negara, dokumen dengan hologram dan kertas lain yang dilindungi dari pemalsuan. Untuk dokumen yang selebihnya, tidak praktikal menggunakan fail.
Langkah 2
Anda boleh menggunakan pengikat untuk menebuk lubang dengan tepat, sejajar setiap dokumen berikutnya dengan yang sebelumnya. Dokumen akan diselaraskan dalam satu folder, tetapi jika anda perlu memindahkan dokumen ke folder lain, kemungkinan dokumen tersebut akan menonjol di luar timbunan.
Langkah 3
Cara terbaik untuk mengikat dokumen adalah dengan menggunakan pukulan berhenti. Kemudian, untuk setiap dokumen, lubang akan berada di tempat yang sama. Dokumen yang dijahit dengan cara ini akan mempunyai rupa yang paling tepat dan anda tidak perlu membuat lubang tambahan di dalamnya.
Langkah 4
Semasa memfailkan, selain lokasi lubang, anda juga mesti mengarahkan dokumen dengan betul. Dokumen yang diletakkan di atas helaian dapat diputar 90o berlawanan arah jam.
Langkah 5
Untuk menyambungkan dokumen, kurungan stapel atau klip kertas sering digunakan. Benar, mereka mempunyai kekurangan: sekumpulan dokumen yang diikat dengan staples atau klip kertas mempunyai bonjolan di titik lampiran, yang menyukarkannya bekerja dengan kertas. Lebih baik menyambungkan helaian dokumen berbilang halaman dengan setitik gam PVA. Dalam kebanyakan kes, memerlukan lebih sedikit masa, dan timbunan dokumen tidak mempunyai bonjolan.
Langkah 6
Sekiranya dokumen berukuran lebih kecil daripada lembaran biasa, dokumen itu pertama-tama harus ditampal ke lembaran standard, setelah itu dokumen tersebut dapat diajukan bersama dokumen lainnya.
