Dokumen keluar adalah surat rasmi yang dihantar oleh organisasi kepada penerima pihak ketiga (pembekal, pengguna, pihak berkuasa peraturan, dll.) Atau rakan sekerja dari bandar lain. Sebagai peraturan, dua pekerja mempunyai tanggungjawab untuk mengendalikan surat-menyurat ini: penyusun dan kerani. Yang pertama bertanggungjawab untuk menyiapkan dan menyetujui teks tersebut. Yang kedua mendaftarkan surat itu, mengirimkan yang asli ke tempat tujuannya dan menyimpan salinan perkhidmatan.
Perlu
- - Borang syarikat;
- - komputer di mana editor teks dipasang;
- - buku log pendaftaran dokumentasi keluar.
Arahan
Langkah 1
Sekiranya anda seorang penyusun
Sediakan draf dokumen. Surat keluar boleh menjadi proaktif dan responsif. Dalam kes pertama, anda memulakan (memulakan) surat-menyurat dengan organisasi lain atau orang tertentu mengenai sebarang masalah rasmi. Surat jawapan mesti mengandungi maklumat yang sesuai dengan permintaan yang diterima.
Langkah 2
Cetak surat itu dalam rangkap dua di kepala surat organisasi anda. Pastikan bahagian atas dokumen, yang disebut "header", diformat dengan betul. Sebagai tambahan kepada perincian syarikat, yang terdapat di formulir di sebelah kanan, itu termasuk data penerima dan tajuk surat.
Langkah 3
Di sudut kiri atas, taipkan tajuk, inisial dan nama keluarga orang yang dimaksudkan dokumen itu, alamat organisasi atau individu. Prosedur untuk menentukan maklumat harus sama persis, misalnya:
"Kepada Ketua Pengarah LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, pejabat empat belas, Saratov, 109235.
Langkah 4
Di sebelah kanan, di bawah perincian organisasi anda, letakkan tajuk surat tersebut. Ia mestilah pendek, jelas menggambarkan isi teks. Contohnya: "Mengadakan pemeriksaan berjadual keadaan kebersihan bangunan" atau "Mengenai memberi maklumat mengenai rumah yang memerlukan pembaikan besar."
Langkah 5
Mulakan teks utama dengan menghubungi penerima dan nyatakan alasan surat ini dihantar kepadanya. Contohnya: “Ivan Ivanovich yang terhormat! Kami memberitahu anda tentang pemeriksaan berjadual keadaan kebersihan bangunan yang disewa pada 14 Januari 2011”.
Langkah 6
Sekiranya terdapat lampiran pada dokumen yang keluar, daftarlah mengikut teks utama, misalnya: “Lampiran pada 3 halaman. dalam 1 salinan. Di bahagian paling bawah halaman terakhir teks, pencetus dokumen harus ditunjukkan. Sebagai peraturan, pengarang surat itu menaip nama belakang, inisial dan telefon bimbitnya lebih kecil daripada fon utama.
Langkah 7
Periksa surat itu dengan pembuat keputusan di organisasi anda ke arah mana pun. Sebagai contoh, dokumen yang melibatkan perbelanjaan dana disokong oleh akauntan, dan jawapan atas permintaan dari pejabat cukai ditandatangani oleh peguam. Kakitangan organisasi yang menyetujui surat itu meletakkan tandatangan peribadi mereka dengan transkrip pada salinan kedua di akhir teks, di bawah tempat visa ketua. Setelah mendapat kelulusan yang diperlukan, dokumen keluar ditandatangani oleh ketua organisasi.
Langkah 8
Serahkan dokumen yang dipersetujui dan ditandatangani kepada kerani. Sekiranya anda ingin menyimpan salinan, cetak salinan tambahan. Minta pegawai meletakkan nombor keluar di atasnya.
Langkah 9
Sekiranya anda seorang kerani
Terima surat keluar dari pemula. Periksa ketersediaan dan kebenaran butiran utama, visa kelulusan, maklumat mengenai pencipta dan tandatangan pengurus. Perhatikan kehadiran lampiran pada surat itu.
Langkah 10
Rekodkan maklumat mengenai dokumen tersebut dalam log surat keluar. Sekiranya organisasi anda telah beralih ke pengurusan dokumen elektronik, lanjutkan sesuai dengan arahan untuk mengekalkan pangkalan data. Tidak ada peraturan pendaftaran yang ketat untuk buku log kertas tradisional. Walau bagaimanapun, dalam praktiknya, jadual dengan lajur berikut paling kerap digunakan:
- tarikh;
- bilangan dokumen yang keluar;
- penerima;
- ringkasan (tajuk);
- pencetus dokumen;
- Nota.
Langkah 11
Nombor keluar dibentuk seperti berikut. Pertama, tentukan nombor senarai stok folder di mana salinan mesej keluar disimpan. Tuliskan nombor siri surat tertentu melalui tanda sempang atau garis miring. Anda akan mendapat: "01-14-256" atau "01-14 / 256", di mana 01-14 adalah nombor kes, 256 adalah nombor dokumen.
Langkah 12
Masukkan nombor keluar di baris khas borang. Untuk surat balasan, pastikan juga menunjukkan bilangan dokumen masuk yang berkaitan dengannya. Tutup salinan surat pertama (tanpa visa kelulusan) dalam sampul surat dan hantarkan kepada penerima. Failkan salinan dokumen di folder fail yang sesuai.
