Seorang pengurus PR mesti berpengetahuan mengenai pekerjaannya. Ini menjelaskan keperluan untuk mengekalkan arkib maklumat penting, yang disebut sebagai media dossiers atau media dossiers.
Arkib pengurus PR
Dokumen akhbar dikumpulkan untuk semua item berita penting, orang dan peristiwa yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi reputasi organisasi.
Adalah optimum untuk menyimpan kabinet pemfailan yang terpisah mengikut:
- acara berkala dan satu kali: pameran, seminar, meja bulat, mesyuarat dan makan malam perniagaan;
- orang penting, pemimpin pendapat, sekutu kedudukan organisasi dan penentangnya;
- topik yang sering diliputi oleh perkhidmatan PR. Penting untuk mengumpulkan bukan sahaja bahan organisasi itu sendiri, tetapi juga reaksi masyarakat, bahan editorial, komen pakar, dll.
- media industri dan wartawan.
Dokumen akhbar, seperti arkib apa pun, harus menjadi pangkalan maklumat yang dinamik di mana maklumat sentiasa dikemas kini dan maklumat baru dikumpulkan dengan susah payah.
Teknik pengumpulan
Dari segi teknikal, dokumen akhbar boleh dicetak atau elektronik. Selalunya, untuk meminimumkan hasil kerja pada keratan akhbar, dibenarkan untuk mempunyai kedua-dua pilihan arkib pelengkap.
Dokumen akhbar merangkumi penerbitan di media, bahan-bahan perkhidmatan PR sendiri. Untuk orang, biografi, foto, data peribadi (dengan kebenaran orang itu), maklumat hubungan peribadi dan telefon pembantu digunakan. Adalah penting untuk menyusun dokumen akhbar untuk acara dari program acara, ketetapan, penyampaian peserta dan kenalan penganjur.
Tempat yang istimewa di dalam surat khabar dihuni oleh maklumat mengenai media dan wartawan. Pakar PR mesti membuat penerangan terperinci mengenai setiap media khusus, tidak kira sama ada organisasi itu kini berinteraksi dengan pejabat editorial atau tidak. Data mentah harus merangkumi maklumat mengenai peredaran (jika itu adalah penerbitan cetak), kehadiran (untuk sumber Internet), maklumat mengenai pengasas, CEO, editor, dan wartawan industri.
Tarikh lahir semua rakan media, tidak kira apa kedudukan mereka dalam hierarki editorial, tidak akan berlebihan. Seorang pekerja biasa dan ketua syarikat media akan merasa gembira sekiranya perkhidmatan PR organisasi yang mesra mengucapkan tahniah kepada mereka dengan kad pos kecil atau sejambak bunga yang subur. Maklumat mengenai wartawan hanya terhad kepada kecekapan maklumat organisasi. Sekiranya perkhidmatan PR telah mempersiapkan dan menyerahkan kepada wartawan seorang penganalisis organisasi untuk penyediaan bahan tersebut, anda harus memberikan tanda mengenai perkara ini dalam folder akhbar. Ini akan memudahkan untuk mengetahui titik permulaan kesedaran di antara rakan sekerja yang mempunyai hubungan berulang kali.
Pengisian dokumen akhbar secara langsung berkaitan dengan sejauh mana perkhidmatan PR menganalisis media dengan teliti. Sebaik sahaja artikel baru muncul pada topik yang dekat dengan aktiviti organisasi pengurus PR, artikel itu mesti dimasukkan ke dalam dokumen akhbar. Anda juga harus mempunyai kisah video, ruangan penulis, catatan blogger yang berwibawa, dan maklumat lain.
Akses ke fail akhbar
Sekiranya dokumen akhbar dibentuk dalam jangka masa yang panjang, maka selalunya, selain maklumat dari sumber terbuka, orang dalam yang disebut akan muncul di dalamnya. Maklumat orang dalam biasanya disebut maklumat yang diterima dari sumber tidak rasmi yang belum disahkan secara terbuka. Wakil rasmi organisasi dapat menyimpan maklumat tersebut dalam status "tidak ada komen" untuk waktu yang lama, oleh itu, sekali di dalam surat khabar, pengurus PR mesti ingat perlunya menyekat akses ke arkib untuk pihak ketiga.
Insentif lain untuk menyekat akses ke dokumen akhbar adalah data peribadi, yang sering dilengkapi dengan maklumat mengenai orang. Penting untuk mengingat ini ketika menghubungi pekerja organisasi lain, pakar PR organisasi lain dan pihak lain yang berminat. Dokumen akhbar dibangunkan terutamanya untuk penggunaan dalaman organisasi.
Ini juga menjelaskan perlunya memasang sistem keselamatan tambahan untuk mengelakkan kebocoran maklumat. Penting untuk mengumpulkan bahan kertas dalam folder, aksesnya harus dibatasi. Pangkalan data elektronik harus tersedia untuk pekerja jabatan PR, atas permintaan - untuk pengurusan organisasi, tetapi ditutup untuk pelbagai maklumat korporat.
