Pengurusan masa adalah peraturan organisasi diri dengan mengutamakan senarai yang harus dilakukan. Terdapat pelbagai cara untuk mengatur diri sendiri, dan mereka bergantung pada siapa anda: pemimpin, pemain, atau pengurus "peringkat menengah". Artikel ini akan memberi tumpuan kepada pengurusan masa untuk eksekutif.
Seorang pemimpin, pekerja bebas, pengusaha yang bekerja sendiri, secara bebas membuat keputusan dan memikul tanggungjawab peribadi untuk mereka, jadi penting baginya untuk menetapkan keutamaan, menetapkan tujuan dan dapat mendelegasikan apa yang tidak memerlukan penyertaan peribadinya.
Teknik pengurusan masa untuk pengurus:
Sistem ABC
Penyusunan senarai perkara yang harus diutamakan. Perkara Keutamaan A sangat penting. Urusan keutamaan "B" hanya penting, dan kemudian "C" bukan perkara penting. Semua tugas dari senarai dilakukan mengikut urutan keutamaan dan anda tidak boleh beralih ke kumpulan seterusnya sehingga anda menyelesaikan tugas dari yang sebelumnya. Dengan senarai perkara yang harus dilakukan pada akhir hari atau keesokan harinya, mudah untuk menganalisis berapa banyak masa yang dihabiskan untuk melakukan perkara yang paling penting dan berapa banyak masa yang dibazirkan pada waktu rehat. Sistem ABC sangat bagus untuk perancangan sehari-hari.
Matrik Eisenhower
Inti dari matriks ini ialah aktiviti dan aktiviti dibahagikan kepada kumpulan berikut:
- "Mendesak dan Penting". Mereka perlu dilakukan terlebih dahulu.
- "Penting tetapi tidak mendesak." Ini adalah perbuatan dan projek yang mempromosikan kita, di mana kita dapat membangun. Anda perlu melakukan perkara seperti itu secara sistematik, mereka memerlukan banyak masa. Adalah mungkin untuk mengalihkan perhatian dari perkara penting tetapi tidak mendesak hanya untuk perkara mendesak dan penting (1).
- "Mendesak tetapi tidak penting." Ini semua yang mengalihkan perhatian kita dari perkara penting. Kes-kes seperti itu tidak membawa manfaat kepada kita; pelaksanaannya harus didelegasikan sebanyak mungkin.
- "Tidak mendesak dan tidak penting." Sebaiknya jangan melakukan perkara tersebut sehingga menjadi "mendesak dan penting" atau "penting tetapi tidak mendesak."
Eisenhower Matrix sesuai untuk perancangan hari atau bulan.
Satu lagi cara pengurusan masa kepala -
Boston Matrix
Ia menggunakan dua kriteria:
- Manfaat (Adakah perniagaan menguntungkan sekarang?);
- Perspektif (Adakah kes itu menjanjikan?). Ini bermaksud bahawa tidak ada faedah langsung dari projek ini, tetapi mungkin pada masa akan datang.
Dan, bergantung pada jawapan kepada soalan-soalan ini, projek dibahagikan kepada beberapa kategori:
- Projek yang menguntungkan dan dibangunkan adalah kategori Bintang.
- Projek yang memerlukan banyak tenaga kerja untuk faedah masa depan adalah kategori Masalah Kanak-kanak. Mungkin tidak akan ada arti di masa depan dari "Anak Sulit", tetapi jika semuanya berjalan lancar, dia akan membawa hasil yang luar biasa dan menjadi "Bintang" baru.
- Projek yang membawa faedah, tetapi tidak mempunyai prospek - "Lembu tunai".
- Projek - "Anjing". Projek-projek ini memerlukan banyak usaha, tetapi tidak mempunyai pilihan pembangunan dan tidak membawa faedah.
Mengikut prinsip matriks Boston, perhatian utama harus diberikan kepada projek - "Bintang", dari "Anjing" yang kami tolak sama sekali. Sekiranya "Anak yang Sulit" menjadi "Anjing", dia juga harus ditinggalkan. Projek Cash Cows mendapat perhatian sebanyak yang mereka perlukan, tetapi tidak lebih. Lembu tunai juga boleh menjadi Anjing dan memperlakukannya dengan sewajarnya.
