Untuk menulis memo kepada bos, anda mesti terlebih dahulu mencari alasan yang kuat untuk memo itu, kebenarannya, jika perlu, dapat dibuktikan dengan mudah dengan bantuan dokumen, keterangan pihak ketiga, rakaman di media audio atau video. Seterusnya, anda harus menjelaskan kepada siapa laporan tersebut akan ditujukan, pilih pejabat tertentu yang berwenang untuk menyelesaikan situasi konflik dan memantau pelanggaran dalam pasukan. Pada saat yang sama, disarankan untuk memastikan bahawa pegawai ini tidak bersimpati atas sebab-sebab peribadi dengan bos yang membuat laporan itu disiapkan. Dalam kes ini, pegawai lain harus dipilih, jika tidak, kesan laporan akan bertentangan dengan yang diharapkan. Satu nuansa penting untuk menyerahkan memo adalah keputusan mengenai anonimnya atau kepengarangan terbuka. Langkah terakhir adalah menyampaikan memo itu kepada penerima dan memastikannya telah dibaca.
Perlu
Laporkan di atas kertas atau digital, rasmi, bukti tuduhan yang dinyatakan dalam laporan
Arahan
Langkah 1
Laporan tanpa nama kepada ketua tanpa memberikan bukti kesalahannya sering ditinggalkan oleh pegawai tinggi, oleh itu, untuk menyerahkan laporan dengan betul, perlu bukan sahaja mempunyai maklumat yang tepat mengenai pelanggaran yang berlaku, tetapi juga untuk mempersiapkan bukti. Gunakan sebarang dokumen, baik kertas dan elektronik, gambar, rakaman video dan audio sebagai bukti. Jangan gunakan keterangan rakan sekerja sebagai bukti utama, kerana di bawah tekanan bos, orang mungkin enggan memberi keterangan terhadapnya.
Langkah 2
Analisis jadual kepegawaian untuk menentukan pengurus kanan mana yang paling menarik untuk membuat laporan mengenai atasan ini. Dalam organisasi besar, ini mungkin bukan pengurusan, tetapi sebagai contoh, majlis pemegang saham atau organisasi pengendali. Dalam beberapa kes, untuk memastikan kejayaan memo, lebih baik memilih beberapa penerima: ketua jabatan, perkhidmatan keselamatan perusahaan, jabatan personel dan dewan pemegang saham.
Langkah 3
Periksa sama ada atasan dan penerima laporan mempunyai hubungan yang rapat, mesra atau intim, jika tidak ada bahaya kehilangan bukan atasan, tetapi pekerjaan.
Langkah 4
Pertimbangkan dan analisa apakah bermanfaat untuk menghantar laporan anda secara anonim atau terbuka. Tanpa nama memberikan kelebihan yang agak kontroversial: melindungi daripada kemungkinan balas dendam pihak atasan. Tetapi jangan lupa bahawa tidak begitu sukar untuk mencari pengarang memo itu. Sekiranya tidak disebutkan namanya, memo itu mungkin tidak sampai kepada penerima. Sebagai contoh, setiausaha hanya akan membuangnya atau menghapusnya dari surat sebagai spam.
Langkah 5
Sekiranya memo tersebut diajukan secara terbuka, ini akan memberi jaminan bahawa ia pasti akan sampai kepada penerima. Semasa mengemukakan memo kertas, minta pegawai atau setiausahanya menandatangani salinan dokumen yang telah diterima. Semasa menghantar memo dalam bentuk e-mel, pastikan untuk meletakkan kepentingan surat itu tinggi, minta tanda terima dibaca dan di baris subjek surat tulis bahawa mesej itu membawa maklumat yang sangat penting untuk fungsi perusahaan.
