Kerjasama dengan rakan asing sudah menjadi kebiasaan bagi perusahaan Rusia. Oleh itu, pertukaran perwakilan, yang merupakan sebahagian daripada proses kerja, juga merupakan kejadian yang agak biasa. Tetapi jika anda menjadi tuan rumah rakan kongsi asing atau Rusia anda di syarikat itu untuk pertama kalinya, anda harus mengambil kira beberapa nuansa agar mereka tidak mengganggu pembentukan hubungan perniagaan dan merosakkan kesan pertemuan tersebut.
Arahan
Langkah 1
Jemputan untuk bertemu harus dihantar seawal mungkin, walaupun persetujuan awal telah dicapai. Ini adalah petanda bahawa anda sangat menghargai masa pasangan anda dan menghormati kesibukan mereka.
Langkah 2
Apabila pengesahan diterima, nyatakan bilangan anggota delegasi yang tiba. Lebih baik jika anda diberi senarai tamu dengan petunjuk kedudukan dan arahan yang diawasi. Pilih komposisi delegasi anda sesuai dengan senarai ini, dari segi jumlahnya harus lebih kurang sama dengan delegasi tamu. Bincangkan dengan para tetamu bahasa apa yang mereka gemari untuk berkomunikasi dan jaga jurubahasa untuk diri sendiri, walaupun para tetamu akan datang dengan jurubahasa mereka sendiri.
Langkah 3
Ketahui mengenai bidang tanggungjawab dan kecekapan setiap tetamu anda. Rakan kongsi asing, sebagai peraturan, sangat tegas dalam menjaga rantai komando rasmi, jadi anda harus mempunyai idea yang jelas mengenai isu-isu apa atau yang dibenarkan oleh tamu tersebut untuk dibincangkan.
Langkah 4
Siapkan dan persetujui senarai isu yang perlu anda bincangkan. Kumpulkan semua bahan dan dokumen yang mungkin anda perlukan. Tentukan dokumen apa yang akan ditandatangani sebagai hasil rundingan, dan bincangkan dalam mod apa yang akan dijalankan: tempoh, waktu rehat.
Langkah 5
Pilih bilik yang selesa berdasarkan jumlah orang yang menghadiri mesyuarat. Masing-masing dari mereka harus mempunyai tempat di mana dia dapat menampung dengan selesa, kerana antara waktu rehat, anda harus duduk selama beberapa jam. Pastikan bahawa semasa perjumpaan, teh, kopi, biskut disajikan, dan gelas dan air mineral ada di atas meja. Sekiranya tidak ada yang keberatan, jangan lupa masukkan asbak.
Langkah 6
Minta persetujuan tetamu anda untuk rakaman audio mesyuarat, itu tidak boleh dibuat tanpa izin. Duduk tetamu menghadap pintu depan, nuansa psikologi ini akan membolehkan mereka tidak merasa tertekan. Minta tidak terganggu oleh panggilan telefon luar semasa rundingan. Sediakan buku harian dan pen untuk tetamu.
Langkah 7
Jangan memaksa tetamu mencari anda ketika mereka tiba di tempat pertemuan. Seseorang mesti menemui mereka di lobi bangunan dan mengantar mereka ke bilik di mana rundingan akan diadakan.
