Perancang, perjumpaan dan perjumpaan adalah bahagian penting dalam aliran kerja. Tugas utama mereka adalah secara kolektif menganalisis keadaan perkhidmatan. Peserta dalam perjumpaan kerja boleh dan harus aktif berbicara, membincangkan perincian, dan mencadangkan penyelesaian masalah. Agar mesyuarat menjadi efektif, tuan rumah mesti mematuhi peraturan tertentu.
Perlu
- - agenda;
- - peraturan mesyuarat;
- - protokol mesyuarat.
Arahan
Langkah 1
Ketahui tanda-tanda penting mesyuarat yang berkesan. Terdapat beberapa di antaranya: 1. Mesyuarat mempunyai tujuan tertentu; 2. Penganjur telah melakukan semua kerja persediaan yang diperlukan; 3. Mesyuarat hanya dihadiri oleh pekerja yang berminat yang berkaitan secara langsung dengan perkara yang dibincangkan; 4. Perbincangan tidak menyimpang dari topik utama; 5. Hasil daripada pertemuan itu, rancangan segera ditentukan dan arahan khusus diberikan kepada pekerja. Semua masalah ini harus diawasi secara peribadi oleh pengurus, terutama jika organisasi belum membentuk mekanisme untuk mengadakan pertemuan yang efektif.
Langkah 2
Rumuskan topik utama perjumpaan. Ia harus relevan dan difahami oleh pekerja. Adalah sangat penting bahawa perjumpaan kerja mempunyai tujuan tertentu: untuk mengembangkan rancangan acara, menyetujui keputusan, mengemukakan idea, dll. Sebagai contoh, anda tidak boleh membincangkan krisis ekonomi global sekiranya agensi iklan anda mempunyai lebih sedikit pelanggan. Dalam hal ini, pertemuan harus dikhaskan untuk memperluas jangkauan perkhidmatan dan mengubah sistem diskaun.
Langkah 3
Siapkan agenda perjumpaan terperinci. Di dalamnya, nyatakan topik utama, soalan-soalan yang akan dibincangkan, nama-nama penceramah, komposisi para jemputan, tarikh, waktu dan tempat acara. Setiap item agenda harus memperincikan topik utama mesyuarat, mencerminkan beberapa aspek daripadanya. Soalan boleh dikelompokkan sama ada berdasarkan prinsip "dari yang sederhana hingga yang kompleks", atau dalam urutan analitis - "keadaan semasa - asal usulnya - kemungkinan penyelesaian."
Langkah 4
Lampirkan garis masa mesyuarat ke agenda. Di dalamnya, tetapkan masa untuk pembicara utama, untuk maklumat dari pembicara bersama, untuk menjelaskan soalan dan untuk perbincangan. Merangka jadual waktu untuk mesyuarat perkhidmatan kecil. Ini akan mengajar diri dan pekerja anda untuk menghargai masa bekerja, memenuhi tarikh akhir, dan meluahkan pemikiran dengan jelas dan tepat.
Langkah 5
Biasakan pekerja dengan agenda terlebih dahulu. Hantarkan melalui e-mel korporat atau berikan kepada semua orang yang anda jemput ke mesyuarat. Minta semua orang bersiap sedia untuk perbincangan. Tekankan apa yang anda harapkan dari setiap peserta cadangan mengikut kemampuan mereka.
Langkah 6
Mulakan pertemuan dengan ceramah anda sendiri. Dalam masa 3-5 minit, beritahu tentang alasan yang mendorong anda untuk mengatur pertemuan ini dan hasil yang ingin anda capai. Kemudian biasakan peserta dengan agenda dan jadual kerja.
Langkah 7
Mengetuai perbincangan. Pertahankan perbincangan yang mesra tetapi membina. Galakkan setiap peserta mesyuarat untuk menyatakan pendapat mereka, hubungi "diam" dengan soalan peribadi yang memerlukan jawapan terperinci. Taktik tetapi tegas cuba mengalihkan perbualan daripada masalah utama. Ringkaskan subtotal untuk setiap soalan.
Langkah 8
Pada akhir mesyuarat, sekali lagi menyuarakan keputusan dan arahan yang diberikan kepada pekerja. Pastikan semua peserta memahami tugas mereka dan ingat tarikh akhir mereka. Catat perkara penting dalam protokol. Kirim salinannya kepada pakar yang bertanggung jawab atas pelaksanaan perintah, dan juga kepada karyawan yang terlibat dalam pelaksanaan keputusan yang dibuat.
