Perbualan melalui telefon telah lama menjadi sebahagian daripada kehidupan perniagaan. Dengan pertolongan mereka, keputusan dikomunikasikan, tugas diterima dan dilaporkan, janji dan pembatalan dibuat. Ketidaktahuan terhadap peraturan etika percakapan telefon boleh menyebabkan keruntuhan banyak perjanjian dan ketidakpercayaan pihak rakan dan pelanggan.
Arahan
Langkah 1
Kerjakan suara anda. Sekiranya boleh, rakam perbualan dengan salah satu rakan niaga dengan menggunakan nada dering dan dengar. Nilai kadar suara, kelajuan pertuturan, intonasi dan tenaga anda. Untuk menjadikan suaranya lebih menyenangkan, pernafasan harus sekata, postur mestilah bebas. Senyum semasa anda bercakap - helah ini akan membantu menjadikan suara anda lebih hangat dan lebih menyenangkan. Cuba hilangkan kata-kata parasit jika anda menggunakannya.
Langkah 2
Bersedia untuk semua panggilan keluar. Rumuskan tujuan perbualan, frasa utama yang akan anda gunakan. Sediakan buku nota dan pen untuk mencatat semasa anda bercakap. Apabila mereka menjawab anda, jangan lupa bertanya khabar, kenalkan diri anda dan namakan syarikat yang anda wakili. Jeda sebentar supaya orang lain dapat menjawab anda dan mengingat atau menulis nama anda. Tanyakan adakah pelanggan anda dapat menjawab soalan anda. Sekiranya jawapannya ya, sila nyatakan tujuan panggilan anda.
Langkah 3
Semasa menjawab panggilan masuk, jangan membuat percakapan menunggu lebih dari 3-4 deringan. Pastikan anda bertanya khabar dan memperkenalkan diri. Semasa bercakap di telefon, fikirkan semua aktiviti dan perbualan lain. Sekiranya anda memerlukan masa untuk menjawab soalan orang lain, tuliskan kenalan dan tawarkan untuk memanggilnya kembali apabila anda sudah bersedia. Sekiranya anda perlu mengalihkan panggilan, nyatakan intipati soalan dengan jelas kepada rakan sekerja anda agar pemanggil tidak perlu mengulanginya. Pada akhir perbualan, terima kasih kepada orang lain kerana menghubungi anda.
Langkah 4
Peraturan etika telefon mengatakan bahawa pelanggan yang menelefon adalah yang pertama berhenti dan mula mengucapkan selamat tinggal. Dia juga menelefon sekiranya berlaku gangguan komunikasi. Semasa merancang perbualan melalui telefon, pertimbangkan waktunya: jam di awal dan jam di akhir hari bekerja, ketika pelanggan mungkin mempunyai masalah mendesak, dianggap tidak berjaya, dan juga waktu rehat makan tengah hari.
