Setiausaha di pejabat juga menjalankan fungsi penghantaran. Melalui dia, hubungan utama dan komunikasi telefon rasmi dilakukan. Kesan pertama syarikat anda bahawa orang yang menghubungi anda bergantung pada bagaimana setiausaha dan profesional berkomunikasi melalui telefon. Oleh itu, untuk menjawab panggilan, setiausaha perlu mengetahui etika perniagaan.
Arahan
Langkah 1
Sentiasa mengawal emosi dan mood anda. Tidak kira betapa seronok dan sedihnya anda, mengambil telefon, anda mesti berhati-hati dan suka berniaga. Nada anda harus sekata, tenang, dan baik hati. Sekiranya anda tergesa-gesa untuk mendekati dan kehabisan nafas, tarik nafas dalam-dalam dan menghembuskan nafas sebelum mengucapkan salam sehingga pernafasan anda normal.
Langkah 2
Apabila anda menerima panggilan, mulakan perbualan terlebih dahulu, tanpa menunggu apa yang diberitahu oleh hujung telefon bimbit yang lain. Ini harus menjadi pengenalan dan ucapan standard. Sapa dan namakan syarikat yang dihubungi oleh pembicara anda. Sekiranya dia tidak memperkenalkan dirinya, minta maaf, tanyakan kepada siapa Anda berbicara.
Langkah 3
Ketahui mengenai masalah dan fungsi yang dilakukan oleh bahagian syarikat anda dan diselesaikan oleh pakar tertentu untuk meneruskan panggilan masuk dari pelanggan dan pelanggan dengan betul. Semasa memindahkan panggilan, beritahu nama dan nama keluarga pakar yang anda hubungkan dengan pembicara telefon anda. Kepada pekerja yang anda menukar panggilan, beritahu nama pemanggil dan soalan yang dia ajukan. Anda tidak boleh menjalankan fungsi perunding, walaupun anda dapat melakukannya dengan baik, biarkan orang itu menyelesaikan masalahnya dengan pakar yang diberi kuasa untuk melakukan ini.
Langkah 4
Anda boleh memberikan maklumat latar belakang jika timbul pertanyaan seperti: nama penuh syarikat anda, nama belakang, nama pertama dan patronimik pengarah, timbalannya dan ketua jabatannya, alamat pejabat. Buat dan setuju dengan pengarah senarai yang terpisah dari orang-orang yang dia akan bebas.
Langkah 5
Pastikan anda menyimpan log panggilan. Tulis semua yang diminta untuk disampaikan, jangan bergantung pada ingatan, agar tidak melupakan perkara penting. Semua maklumat mesti disampaikan kepada mereka yang dimaksudkan. Nyatakan nama syarikat atau nama belakang dan nama pertama orang yang menelefon, tuliskan nombor telefon yang boleh anda panggil semula, tarikh dan masa panggilan.
