Kerja pejabat yang disusun dengan betul adalah salah satu komponen kejayaan kerja mana-mana syarikat (walaupun kecil). Sesungguhnya, kesan pertama rakan niaga bergantung pada bagaimana dokumen utama (pesanan, arahan, surat, dll) dibuat. Juga penting seberapa cepat aliran dokumentasi masuk, keluar dan dalaman dilalui.
Arahan
Langkah 1
Pekerja tertentu harus bertanggungjawab untuk aliran kerja di perusahaan. Sekiranya syarikat tidak terlalu besar, ia adalah setiausaha, penolong setiausaha. Sekiranya organisasi merangkumi lebih daripada satu bahagian (terutamanya jika mereka mempunyai lokasi wilayah yang berbeza), perkhidmatan institusi pendidikan prasekolah diatur (sokongan dokumentasi pengurusan).
Merekalah yang mengembangkan arahan syarikat untuk kerja pejabat, menyemaknya, dan membuat perubahan. Semasa menyediakan dokumen, anda boleh menggunakan "Peraturan Kerja Pejabat di Badan Eksekutif Persekutuan" sebagai asas.
Langkah 2
Ini adalah tahap penting, penting, kerana setelah persetujuan arahan untuk kerja pejabat, dokumen di perusahaan mesti sesuai dengan gaya tertentu:
- lokasi perincian (membujur, sudut);
- fon korporat;
- format (saiz kertas, lekukan).
Sebagai tambahan kepada bentuk contoh perusahaan, arahan harus mencerminkan isu-isu seperti organisasi pendaftaran dokumen masuk / keluar; organisasi kawalan terhadap pelaksanaan dokumen dan keputusan yang diambil; penyediaan dan pemindahan dokumen ke arkib, dll.
Langkah 3
Pembentukan folder di mana dokumen subjek tertentu diajukan harus dilakukan sesuai dengan nomenklatur kes. Ia dikembangkan oleh orang yang bertanggung jawab untuk menyimpan rekod, berdasarkan "Daftar dokumen pengurusan standard yang dihasilkan dalam kegiatan organisasi, yang menunjukkan waktu penyimpanan."
Langkah 4
Oleh kerana hakikat bahawa kerja-kerja pengembangan nomenklatur kes sangat besar, memerlukan pengetahuan yang luas, maka lebih tepat untuk mengatur pekerjaan dengan penglibatan wakil-wakil perkhidmatan dan jabatan individu. Mereka menyusun daftar kes (juga menunjukkan jangka waktu penyimpanan), yang terbentuk di layanan atau departemen, dan institusi pendidikan prasekolah membuat ringkasan nomenklatur kes untuk perusahaan.
Langkah 5
Untuk memudahkan kerja dengan dokumen, semakin banyak perusahaan menggunakan sistem pengurusan dokumen elektronik (EDMS). Adalah mungkin untuk memilih EDMS yang berfungsi dengan berkesan untuk mana-mana syarikat (dengan jumlah pekerja 7 atau 2000). Yang paling efisien dari segi nisbah harga / kualiti hari ini adalah sistem seperti "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Tetapi walaupun syarikat anda belum dapat membeli EDMS, program Microsoft Office standard akan berjaya. Dengan menggunakan cara biasa Word, Excel, PowerPoint, sangat mungkin untuk mengatur reka bentuk dokumen sesuai dengan keperluan identiti korporat, mengatur aliran dokumen elektronik.
