Mesyuarat adalah sifat tradisional dari sebarang proses pengurusan. Kepentingan, sifat, tahap teknikal, jangka masa perjumpaan perniagaan ini mungkin berbeza-beza bergantung pada tujuan dan syarat tertentu dari pertemuan tersebut. Pada masa yang sama, acara ini mempunyai dua ciri khas: pada pertemuan itu masalah atau tugas dibincangkan, dan hasilnya harus menjadi keputusan tertentu. Mesyuarat yang berjaya memerlukan organisasi yang jelas.
Arahan
Langkah 1
Sebelum memanggil mesyuarat dan menjemput kumpulan peserta tertentu ke dalamnya, rumuskan tujuan perjumpaan. Jelaskan untuk diri anda sendiri: keputusan apa yang harus berakhir. Hasilnya mungkin persetujuan rancangan kerja untuk jangka waktu tertentu, pengembangan rancangan rancangan sebenarnya, menyusun jadual jaringan, dll.
Langkah 2
Sekiranya masalah diselesaikan dalam mesyuarat, tujuan mesyuarat perniagaan memerlukan menjawab soalan: mengapa, mengapa, dan bagaimana. Terdapat peraturan yang tidak dapat diubah: sebelum bersetuju, anda mesti bersetuju dengan apa yang akan dibincangkan. Mungkin peserta mesyuarat yang berwibawa mendapati diri mereka berfikir bahawa masalah yang diisytiharkan tidak wujud. Mesyuarat khas - untuk menjana (mengembangkan) idea. Mereka boleh mengambil bentuk apa yang disebut "sumbang saran". Pengaturan untuk prosedur sedemikian memerlukan prosedur kreatif yang tidak standard.
Langkah 3
Tahap penting dalam persiapan mesyuarat adalah penyusunan agenda. Mesyuarat boleh menjadi tidak berguna dan tidak produktif sekiranya komponen maklumat dan masalahnya tidak berfungsi. Oleh itu, fikirkanlah dengan jelas mengenai topik perbualan. Bandingkan: "Persoalan peningkatan penjualan produk A di rangkaian runcit" dan "Bersetuju tindakan untuk meningkatkan penjualan produk A di rangkaian runcit." Dalam kes pertama, perbincangan dapat berubah menjadi laporan dangkal, yang kedua - menjadi penyelesaian masalah yang menyakitkan.
Langkah 4
Lokasi perjumpaan juga penting. Terdapat pemerhatian psikologi yang betul: jika perbincangan diadakan di pejabat pemimpin, pandangannya untuk menyelesaikan masalah tertentu jelas dominan dan lebih disukai. Bilik lain (bilik persidangan, bilik yang luas) boleh menjadi pilihan terbaik. Ingat: zon komunikasi yang selesa terletak kira-kira satu meter. Sekiranya boleh, ingatlah ini semasa meletakkan kerusi anda. Meja bulat atau bujur bagus untuk mesyuarat. Tempat berundur mungkin lebih sesuai dalam situasi tertentu, tetapi ia adalah pilihan yang sangat mahal.
Langkah 5
Rancang masa perjumpaan anda dengan teliti. Adalah tidak rasional untuk menetapkannya sebelum rehat makan tengah hari atau pada akhir hari bekerja. Waktu pagi lebih disukai. Sekiranya anda merancang perjumpaan yang panjang, berehat atau berehat kopi (5-10 minit setiap jam). Sekiranya anda perlu mengadakan perjumpaan maklumat, pilihan boleh dilakukan tanpa perjumpaan klasik, iaitu tanpa kerusi.
Langkah 6
Mendisiplinkan pekerja organisasi dan menjadi sebahagian daripada budaya korporat jadual perjumpaan yang jelas: disyorkan untuk mengadakannya pada hari biasa dalam seminggu dan pada waktu tertentu (misalnya, pada hari Jumaat pagi).
Langkah 7
Mesyuarat serius sering memerlukan kejelasan: demonstrasi jadual, gambar rajah, menunjukkan bahan video. Adalah wajar untuk mempunyai papan putih, flip chart, skrin untuk keperluan ini.
