Terdapat pendapat bahawa pertemuan adalah acara yang dapat disiapkan secara spontan. Sebenarnya, bentuk interaksi perniagaan ini memerlukan latihan pentadbiran yang serius.
Topik mesyuarat
Sebab pertemuan harus dirumuskan oleh pemula. Tidak semestinya selalu menjadi peserta yang paling penting dalam perjumpaan ini. Berdasarkan kenyataan bahawa perjumpaan dapat dilakukan dalam korporat dan dengan penglibatan pelbagai jemputan, penting untuk menentukan topik sedemikian rupa sehingga dapat menarik semua orang yang diperlukan untuk dialog tersebut.
Biasanya, rumusan teknikal topik dikendalikan oleh kakitangan pentadbiran atau secara langsung oleh setiausaha mesyuarat. Agenda mesyuarat mengikuti topik yang diberikan. Dokumen ini merangkumi semua masalah yang dirancang untuk dibincangkan. Dengan persetujuan sebelumnya, seorang penceramah ditugaskan untuk setiap pertanyaan, yang diberi batas waktu untuk ucapannya tanpa mengambil kira perbahasan. Istilah perbincangan ditetapkan dalam agenda secara berasingan.
Untuk pemahaman yang lebih baik mengenai isu-isu, tidak perlu menyiapkan selebaran yang merangkumi rujukan pendek, statistik atau maklumat maklumat lain. Setiausaha menyediakan bahan-bahan tersebut dengan setiap pembesar suara secara berasingan.
Tahap akhir penyediaan dokumentari adalah pengembangan draf keputusan pada setiap isu. Dokumen ini mewakili cadangan penyelesaian pelapor berdasarkan perbincangan. Mereka mencatat ayat akhir yang disampaikan oleh penutur. Sekiranya peserta tidak bersetuju dengan pilihan dalam draf keputusan, dokumen itu diperbetulkan oleh setiausaha.
Orang yang dijemput
Agenda ini sebahagian besarnya menentukan senarai orang yang perlu dijemput untuk menangani isu-isu yang dibangkitkan. Jadi, cara yang produktif adalah dengan mengundang orang yang mempunyai pandangan yang bertentangan dengan pembicara. Dalam hal ini, pertemuan itu berfungsi sebagai "meja bulat" bagi pihak-pihak yang menghadapi pertikaian.
Peserta mesyuarat dimaklumkan dengan kaedah yang ada - panggilan telefon, e-mel atau jemputan peribadi. Seluruh bungkusan dokumen mesti diserahkan terlebih dahulu kepada semua orang yang mengambil bahagian agar mereka berpeluang untuk membiasakan diri dengan bahan-bahan tersebut terlebih dahulu.
Mengendalikan perjumpaan
Seorang setiausaha mesti mengambil bahagian dalam mesyuarat itu. Tugasnya adalah menyusun protokol setelah perbincangan. Dalam menyusun dokumen itu, bukan merupakan ketepatan kata-kata rakaman perbincangan yang penting, tetapi refleksi ucapan penting dan cadangan khusus.
Untuk mengecualikan kemungkinan percanggahan, lebih baik mencatat perjalanan perjumpaan di dikafon. Semua peserta mesti dimaklumkan mengenai permulaan rakaman.
