Mesyuarat pasukan boleh menjadi kaedah yang berkesan untuk menganalisis pelbagai situasi kerja, termasuk situasi konflik. Secara terbuka membincangkan isu kontroversi dan membuat keputusan yang mengikat setiap pekerja. Mesyuarat kolektif harus didahului dengan banyak persediaan.
Arahan
Langkah 1
Rumuskan topik utama perjumpaan. Sebagai peraturan, perjumpaan kolektif diadakan pada satu isu topikal. Ini boleh, misalnya, analisis kerja organisasi untuk tahun ini atau peralihan ke waktu kerja yang dikurangkan.
Langkah 2
Fikirkan agenda anda. Pokoknya akan menjadi isu khusus yang perlu dibincangkan. Harus ada sekurang-kurangnya dua dan tidak lebih dari lima. Susun soalan mengikut urutan kepentingan yang semakin berkurang. Sekiranya topik pertemuan agak luas, masukkan "Pelbagai" sebagai item terakhir dalam agenda. Di sini anda boleh menyimpang sedikit dari topik utama dan membincangkan masalah kecil yang menjadi perhatian pasukan ketika ini.
Langkah 3
Sediakan pembesar suara. Seorang pekerja yang kompeten, yang pendapatnya dianggap berwibawa dalam pasukan, harus bercakap pada setiap perkara dalam agenda mesyuarat. Beri amaran kepadanya tentang laporan yang akan datang 1-2 minggu sebelumnya agar orang itu dapat memikirkan pesanannya dengan tenang. 2-3 hari sebelum perjumpaan, berbincang dengan setiap penceramah, pastikan teks ucapannya sudah siap dan sesuai dengan topik yang dinyatakan.
Langkah 4
Sediakan bilik mesyuarat. Adalah baik jika organisasi anda mempunyai dewan perhimpunan atau bilik mesyuarat yang lain. Jika tidak, gunakan bilik seluas mungkin. Pada hari perjumpaan, perlu ada cukup kerusi yang dipasang dan projektor, komputer, dan mikrofon disambungkan dan dipasang, jika ada. Anda juga boleh mengatur terlebih dahulu untuk setiap folder folder peserta dengan dokumen yang akan dibincangkan.
Langkah 5
Maklumkan kepada semua pekerja mengenai tarikh, masa dan lokasi mesyuarat. Gunakan salah satu kaedah tradisional: hantarkan maklumat di papan buletin, hantarkan e-mel, hubungi ketua bahagian struktur, berbincang secara peribadi dengan setiap pekerja. Pilihan anda akan bergantung pada tradisi syarikat dan jumlah pekerja.
Langkah 6
Daftarkan peserta sebelum memulakan perjumpaan. Anda kemudian akan melampirkan senarai ini ke protokol. Pastikan memulakan mesyuarat pada waktu yang dijadualkan dan diumumkan untuk pekerja. Jangan tunggu penunggu, tunjukkan kepentingan dan keseriusan acara.
Langkah 7
Maklumkan topik utama mesyuarat dan isu-isu yang akan ditangani di sana. Minta pasukan memilih ketua dan setiausaha untuk mesyuarat tersebut. Sebagai peraturan, ketua organisasi atau wakilnya dipilih sebagai ketua, dan kerani atau pengurus pejabat sebagai setiausaha. Pengerusi akan mengadakan mesyuarat, menjaga ketertiban dan mematuhi peraturan. Tugas setiausaha termasuk menjaga protokol terperinci: merakam ucapan para penceramah, pertanyaan kepada mereka, perbincangan dan cadangan.
Langkah 8
Ikuti garis masa bercakap yang telah ditetapkan, jika tidak, mesyuarat anda berisiko berlarutan hingga tengah malam dan tidak pernah membuat keputusan. Sebagai peraturan, pembicara utama mempunyai masa 15-20 minit, tetapi tidak lebih daripada 30. Pembicara bersama mengenai isu sekunder harus dalam masa 10-15 minit. Ucapan peserta dari penonton terhad kepada 2-3 minit. Anda boleh menjawab soalan tidak lebih dari 5 minit. Sekiranya masa dilewati, ingatlah peraturannya.
Langkah 9
Setelah agenda mesyuarat diselesaikan dan semua orang telah membuat ucapan, ringkaskan mesyuarat secara ringkas. Sekiranya keputusan penting telah dibuat, drafnya harus dibacakan dengan lantang kepada semua orang yang hadir.
Langkah 10
Dalam masa dua hari selepas perjumpaan, anda mesti menyediakan versi akhir minit dan keputusan yang diambil. Minit mesti dipersetujui dan ditandatangani oleh ketua mesyuarat. Berikan keputusan dan tarikh akhir pelaksanaannya kepada perhatian semua pekerja yang harus melaksanakannya.
