Dokumen-dokumen yang berasal dari entiti tertentu dan mempunyai semua butiran yang diperlukan diiktiraf sebagai rasmi. Pada masa yang sama, dalam teori undang-undang, terdapat beberapa pendekatan untuk definisi dokumen rasmi.
Penentuan tanda-tanda dokumen rasmi sangat penting bagi cabang undang-undang jenayah, kerana dalam Kod Jenayah Persekutuan Rusia terdapat korpus delicti yang berkaitan dengan konsep ini. Dalam teori undang-undang jenayah, dua pendekatan utama digunakan untuk menguraikan istilah "dokumen rasmi".
Pendekatan pertama dianggap sempit dan menghubungkan dokumen rasmi dengan sumber asalnya. Sesuai dengan teori ini, hanya dokumen yang berasal dari negara, badan perbandaran yang boleh menjadi rasmi. Yang lebih popular pada masa kini adalah pendekatan yang luas, yang menurutnya dokumen rasmi boleh datang dari sektor awam, komersial atau bahkan swasta, iaitu sumber asal mereka tidak menjadi masalah.
Pendaftaran dan perakuan yang betul
Salah satu ciri utama dokumen rasmi adalah pelaksanaan dan perakuannya yang betul. Sekiranya peraturan tertentu untuk memproses dokumen diperuntukkan dalam peraturan perundangan, maka dokumen resmi harus mematuhinya (misalnya, aturan untuk notaris dokumen, peraturan untuk mengeluarkan surat kuasa).
Sekiranya tidak ada peraturan khas, maka untuk dokumen tersebut diakui sebagai rasmi, sudah cukup untuk memenuhi syarat umum untuk pendaftarannya. Biasanya, syarat-syarat ini merangkumi syarat bahawa semua butiran yang diperlukan ada (meterai, tandatangan, cap jenis tertentu, rasmi atau kop surat).
Isi kandungan dokumen rasmi
Pelaksanaan dan pengesahan dokumen rasmi yang betul adalah tanda rasmi, namun, dalam praktik kehakiman semasa, kehadiran tanda yang bermakna juga diakui sebagai syarat wajib. Tanda yang ditunjukkan adalah bahawa dokumen rasmi mesti mempengaruhi hubungan hukum dengan cara tertentu. Ia dapat mewujudkan hak tertentu atau mengenakan tanggungjawab tertentu.
Di samping itu, beberapa dokumen rasmi mengesahkan fakta undang-undang yang menyebabkan berlakunya akibat tertentu (harta ini dimiliki oleh kebanyakan dokumen prosedur). Kesatuan ciri formal dan substantif, masing-masing mesti ada dalam dokumen rasmi, membentuk tafsiran moden mengenai konsep ini dalam teori dan praktik undang-undang.
