Dokumen yang disertakan disusun untuk mengesahkan pengiriman jumlah dokumen, barang dan nilai material lain yang tertera di dalamnya. Juga, dokumen-dokumen yang menyertainya yang berkaitan dengan pengangkutan barang mungkin mengandungi maklumat lain.
Surat penghantaran
Dokumen rasmi yang dihantar hampir selalu disertakan dengan surat lamaran. Ini mengandungi perincian pengirim, penerima, keterangan dokumen dan bahan yang akan dihantar. Sebaiknya perhatikan juga berapa helaian dokumen yang dihantar. Surat lamaran dibuat sebagai dokumen berasingan pada dua helaian, salah satunya tetap di pengirim. Dalam organisasi, nombor dan tarikh keluar dicantumkan pada surat lamaran. Langkah-langkah ini diperlukan untuk memastikan bahawa semua dokumen diterima dengan selamat oleh penerima. Ini juga, untuk tahap tertentu, insurans pengirim.
Dokumen yang disertakan untuk pengangkutan barang
Semasa menjalankan pengangkutan, dokumen penghantaran berfungsi sebagai dokumen pengiring, dan juga kontrak pengangkutan bertulis. Mereka dipersembahkan dalam bentuk pengangkut jalan kereta api untuk transportasi dengan kereta api, pengangkut jalan untuk pengangkutan udara, pengangkut jalan untuk pengangkutan jalan raya dan tagihan muatan untuk pengangkutan laut.
Maklumat yang diperlukan mengenai kargo (nama, kuantiti, kaedah menentukan berat, dan lain-lain), pengirim barang, penerima, jarak pengangkutan, dan nilainya dimasukkan ke dalam waybill. Ini adalah dokumen utama pengangkutan dan menentukan hubungan antara pengirim, pengangkut dan penerima.
Tagihan muatan juga merupakan jaminan yang mengesahkan hak pemegangnya untuk membuang kargo yang ditentukan dalam bil muatan dan menerima kargo setelah pengangkutannya. Berdasarkan dokumen penghantaran, pengangkut membuat bil muatan, di mana pengirim barang menunjukkan nama pengirim dan penerima, maklumat yang diperlukan mengenai kargo yang dihantar, jumlah pengangkutan (barang). Untuk ketidaktepatan maklumat dan semua akibat yang berkaitan dengannya, pengirim barang bertanggungjawab kepada syarikat penerbangan.
Bil muatan mengesahkan penerimaan barang untuk pengangkutan dan menyertainya sepanjang perjalanan. Selanjutnya, barang itu, bersama dengan barang, dipindahkan oleh pengangkut ke penerima.
Tagihan muatan dalam semua jenis transportasi, kecuali kereta api, dibuat dalam tiga atau lebih salinan sehingga setiap pihak memiliki salinan bil muatan jika terjadi perselisihan.
Pengirim barang harus menyediakan pengangkut, selain tagihan muatan, juga semua dokumen yang diperlukan untuk peraturan kebersihan, kebiasaan, karantina dan lain-lain.
