Di mana-mana organisasi, walaupun yang kecil, banyak pesanan dan pesanan yang berbeza dikeluarkan dan disimpan. Sekiranya semuanya didaftarkan dan dimasukkan ke dalam satu perkara, cepat atau lambat akan menimbulkan kekeliruan. Dan wakil-wakil badan pemeriksaan tidak mungkin menyetujui penyimpanan rekod tersebut.
Arahan
Langkah 1
Untuk membagi pesanan yang dikeluarkan di syarikat dengan betul, anda perlu dipandu oleh dokumen berikut:
- diluluskan oleh Rosarkhiv "Senarai dokumen pengurusan khas yang dihasilkan dalam aktiviti organisasi, menunjukkan masa penyimpanan";
- arahan untuk kerja pejabat (dibangunkan oleh badan pentadbir).
Berdasarkan dokumen-dokumen ini, tatanama kes harus dikembangkan di setiap perusahaan. Berdasarkannya, pesanan, arahan dan dokumen lain dibahagikan.
Bergantung pada ukuran perusahaan dan strukturnya, nomenklatur kes yang dikembangkan dapat dibagi menjadi jabatan dengan petunjuk kod surat, atau dapat umum.
Bagaimanapun, semua pesanan di perusahaan dibahagikan secara bersyarat menjadi pesanan untuk aktiviti utama dan ekonomi dan pesanan untuk personel.
Langkah 2
Perintah untuk aktiviti utama dan ekonomi, sebagai peraturan, disimpan oleh setiausaha (kecuali dinyatakan sebaliknya dalam pesanan yang berasingan). Dia juga bertanggungjawab untuk mendaftar, menyimpan dan mengarkibkan pesanan ini.
Dokumen berbeza dari segi masa penyimpanan. Pesanan untuk aktiviti utama perusahaan (untuk struktur organisasi, untuk persetujuan meja kakitangan, untuk membuat perubahan, dll.) Mempunyai saluran simpanan - sentiasa. Pada akhir tahun kalendar, mereka diserahkan kepada arkib perusahaan.
Pesanan mengenai masalah ekonomi dan operasi disimpan selama 5 tahun. Mereka berturut-turut diberi nombor tanpa huruf. Sekiranya jumlah pesanan yang dikeluarkan di perusahaan besar, sepanjang tahun ia dibahagikan kepada jumlah. Setelah tamat tempoh penyimpanan, mereka dihancurkan dengan pendaftaran akta yang sesuai.
Langkah 3
Pesanan untuk personel disusun dan disimpan di bahagian pengurusan personel perusahaan. Mereka juga berbeza dalam jangka hayat.
Kes yang berasingan adalah pesanan untuk kemasukan, pemecatan dan pemindahan dengan jangka masa penyimpanan 75 tahun. Perintah untuk menukar nama keluarga, perjalanan perniagaan jangka panjang, pertukaran sementara pekerja jangka panjang, dll. Juga diajukan di sini. Dokumen-dokumen ini didaftarkan dalam jurnal, mempunyai penomboran dan huruf yang berterusan (paling sering "ls", "k"). Pada akhir tahun, pesanan seperti itu dijahit ke dalam satu folder bersama dengan log pendaftaran dan diserahkan kepada arkib.
Langkah 4
Pesanan untuk percutian (biasa, tanpa gaji, dll.), Perjalanan perniagaan dan pemindahan jangka pendek dibuat dalam fail yang berasingan, ia disimpan selama 5 tahun. Huruf ditambahkan ke penomboran pesanan (contohnya, "o" atau kod jabatan).
Pesanan untuk koleksi mempunyai tempoh penyimpanan yang sama. Namun, disarankan untuk menyimpannya secara berasingan, sebagai mereka disertakan dengan bahan analisis (nota penjelasan, minit, pemberitahuan dan keputusan jawatankuasa kesatuan sekerja, dll.).
Setelah tamat tempoh penyimpanan, pesanan ini akan dimusnahkan.
Langkah 5
Anda juga disyorkan untuk menyimpan pesanan promosi secara berasingan (tempoh penyimpanan - 75 tahun). Dalam kes yang terpisah, pesanan untuk mempromosikan syarikat mereka sendiri dan atasan mereka diajukan. Kes tersebut difailkan dalam arkib semasa dibentuk.
