Pesanan adalah dokumen yang sangat praktikal. Ini menunjukkan beberapa tindakan khusus: pengambilan dan pemecatan pekerja, tindakan tatatertib, keperluan untuk memperkenalkan teknologi baru, dan banyak lagi. Kerani mesti memastikan penyimpanan dokumen jenis ini dan kemampuan untuk mencari yang betul dengan cepat. Untuk ini, setiap pesanan diberikan nombor pengenalan yang unik.
Perlu
- - pesanan;
- - buku log;
- - arahan mengenai pengurusan rekod personel;
- - 2 atau 3 folder.
Arahan
Langkah 1
Borang pendaftaran untuk pesanan tidak diatur secara ketat oleh undang-undang. Terdapat arahan standard yang diterbitkan oleh Rosarkhiv pada 27 November 2000, yang menyatakan bahawa jumlah pesanan oleh personel dan aktiviti utama harus dilakukan secara berasingan dalam satu tahun kalendar. Sekiranya anda bekerja di sebuah firma kecil, di mana setiausaha juga melakukan kerja kerani, mulakan 3 folder dan 3 jurnal pendaftaran.
Langkah 2
Rangka arahan untuk kerja pejabat. Ia boleh terdiri daripada beberapa item sahaja. Nyatakan pesanan mana yang harus disimpan selama 5 tahun, dan pesanan mana - 75. Tuliskan susunan pesanan pesanan bagi syarikat anda dan bagaimana anda memutuskan untuk menetapkannya. Pesanan untuk aktiviti utama biasanya diberi nombor dengan nombor berurutan, dan pesanan personel - dengan nombor dan huruf. Sebagai contoh, nombor tersebut mungkin kelihatan seperti "No. Pesanan 2-l / s" atau "No. Pesanan 2-k". Fikirkan sebutan yang berbeza untuk dokumen dengan jangka hayat yang berbeza. Contohnya, jangka pendek boleh ditandai sebagai personel, dan jangka panjang - sebagai personel.
Langkah 3
Bahagikan pesanan oleh kakitangan kepada 2 bahagian dengan jangka hayat. Dokumen mengenai peruntukan cuti biasa atau pendidikan, perjalanan perniagaan jangka pendek, insentif dan sekatan tatatertib disimpan selama 5 tahun. Memfailkan pesanan untuk pekerjaan, pemindahan, pemecatan, perjalanan perniagaan yang panjang dan percutian panjang ke folder lain. Tulis nama folder dan tarikh luput pada sampul pengikat. Isi pesanan untuk aktiviti utama secara berasingan
Langkah 4
Di firma besar, pesanan dikeluarkan oleh perkhidmatan yang berbeza. Dokumentasi untuk aktiviti utama, sebagai peraturan, disimpan oleh setiausaha, dan untuk personel - oleh jabatan personel. Oleh itu, masing-masing mempunyai folder dan buku perakaunannya sendiri. Cukup untuk pakar HR memulakan 2 buku dan 2 folder, membahagikan dokumen mengikut tempoh penyimpanan. Namun, dengan aliran dokumen yang sangat besar, setiap folder sering dibahagikan mengikut jenis pesanan. Sekiranya syarikat anda telah menggunakan sistem penyimpanan yang berasingan, masihkan pesanan dalam urutan yang sama dan daftarkannya dalam satu jurnal.
Langkah 5
Pesanan untuk aktiviti utama mungkin berlaku bukan hanya untuk seluruh syarikat, tetapi juga untuk bahagian individu. Kembangkan kod untuk setiap jabatan atau jabatan. Ia boleh berupa huruf atau angka. Jangan lupa bahawa penetapan pesanan untuk aktiviti utama harus berbeza dari yang diterima dalam pengurusan rekod kakitangan syarikat anda. Dalam kes ini, penomboran masuk dalam susunan umum "aktiviti utama".
