Kesan pertama selalu penting untuk menjalin hubungan perniagaan, terutama jika kerjasama bermula dengan perbualan telefon. Untuk mengelakkan permulaan perbualan perniagaan tidak runtuh, perlu mematuhi beberapa peraturan etika telefon.
Arahan
Langkah 1
Jaga bunyi latar. Membuat panggilan penting semasa berada di jalan yang bising atau di pengangkutan awam bukanlah penyelesaian terbaik. Pembicara tidak akan mendengar anda, tetapi gemuruh kereta, hasilnya perbualan akan berubah menjadi serangkaian pertanyaan dan penjelasan berterusan. Cari halaman yang tenang atau menangguhkan panggilan sehingga anda sampai ke rumah atau tempat kerja.
Langkah 2
Perkenalkan diri anda. Jangan lupa sebutkan nama depan, nama belakang dan nama syarikat tempat anda bekerja dengan jelas, walaupun anda telah memanggil nombor ini. Sekiranya ini adalah panggilan pertama anda, anda perlu menyebut nama belakang anda beberapa kali supaya pembicara mendengarnya dengan betul. Agar tidak terdengar terlalu mengganggu, kenalkan diri anda dengan nama belakang anda, dan kemudian ulangi dengan menambahkan nama penuh anda.
Langkah 3
Pastikan anda sampai ke tempat yang betul dan bercakap dengan orang yang anda rancangkan. Tunggu sehingga pembicara memperkenalkan dirinya, atau nyatakan nama syarikat, nama, nama keluarga dan kedudukan pekerja yang menjawab telefon anda sendiri. Pada masa akan datang, hubungi pembicara dengan nama, walaupun anda hanya bercakap dengan setiausaha.
Langkah 4
Periksa sama ada senang orang lain bercakap ketika ini. Lebih baik mengetahui dengan segera bagaimana orang lain bersedia untuk perbualan daripada tidak terganggu di tengah perbualan. Sekiranya anda diminta untuk menelepon kembali kemudian, sila periksa kapan ia akan lebih mudah. Sebaiknya sebut ungkapan afirmatif dengan intonasi interogatif. Contohnya: "Adakah saya akan menghubungi anda kembali dalam 20 minit?" Jangan meminta pembicara untuk menghubungi mereka sendiri, jika dia tidak menawarkannya sendiri.
Langkah 5
Berikan tujuan panggilan anda. Cuba jangan menggunakan ayat yang panjang, binaan yang membingungkan. Setiap ayat hanya boleh mengandungi satu pemikiran. Ringkas, jelas dan tepat. Orang lain akan menghargai bahawa anda menjimatkan masa mereka. Ketika bimbang, banyak orang mempercepat tempo ucapan mereka. Cuba elakkan perkara ini. Anda harus bercakap dengan tenang dan perlahan sehingga orang lain dapat memasukkan perkataan itu ke dalam aliran ucapan anda. Anda tidak boleh bercakap dengan monoton: letakkan semua tekanan logik dalam fikiran anda, sorot ungkapan penting terutama dengan suara anda.
