Penyimpanan dokumentasi yang betul akan mengelakkan masalah mencari kontrak yang tepat. Setelah meluangkan sedikit masa untuk memfailkan sekuriti, anda akan memastikan bahawa yang diperlukan akan sentiasa selamat dan sihat.
Arahan
Langkah 1
Untuk mendapatkan dokumen yang anda perlukan dengan mudah, buatlah buku perakaunan. Berikan nombor kontrak dan masukkan ke dalam buku nota ini. Sebagai tambahan kepada nombor siri, tuliskan tarikh kontrak dimeterai. Garis dalam jurnal kelihatan seperti ini: 1. Kontrak No. 987DL bertarikh 23.03.2010. Di samping itu, dalam nota, nyatakan intipati kontrak, jika diperlukan oleh gaya pengarkiban korporat.
Langkah 2
Buat untuk setiap entiti undang-undang, jika terdapat beberapa dari mereka dalam organisasi, daftar dokumennya sendiri. Gunakan simbol konvensional untuk menandakannya. Contohnya, masukkan kontrak LLC "Gambar Lucu" sebagai 987ВК. Dan kontrak dari OJSC "Murzilka" menandakan 987M. Tetapkan nombor dengan ketat untuk mengelakkan kekeliruan.
Langkah 3
Masukkan kontrak ke folder hanya setelah melalui semua tahap persetujuan, telah ditandatangani oleh pengarah umum kedua-dua pihak, dan semua meterai telah dimasukkan. Pilih pengikat penutup keras untuk memastikan dokumen anda selamat. Buat folder berasingan untuk setiap entiti undang-undang.
Langkah 4
Untuk memasukkan kontrak ke dalam pengikat, lepaskan dengan teliti klip kertas yang menyambungkan kepingan. Tebuk lubang baru dengan pukulan lubang. Masukkan dokumen ke dalam folder dan selamatkan dengan sulur logam. Pisahkan satu kontrak dari yang lain dengan helaian A4 kosong.
Langkah 5
Terdapat cara lain untuk mengarkibkan dokumen. Beli sekumpulan fail lutsinar. Letakkan setiap kontrak dalam penutup yang berasingan dan selamatkannya dalam folder.
Langkah 6
Jangan masukkan terlalu banyak kontrak ke dalam satu folder - cadar mungkin berkerut. Pengikat harus ditutup dengan mudah supaya kertas tidak mengintip keluar.
Langkah 7
Ketepikan rak berasingan di rak untuk menyimpan folder dengan dokumen. Pada akhir pengikat, nyatakan tahun dan entiti undang-undang di mana kontrak dibuat. Dengan cara ini anda dapat dengan cepat mencari kontrak yang anda perlukan, jika diperlukan.
Langkah 8
Tidak perlu menyimpan folder dengan dokumen yang disimpulkan tiga hingga empat tahun yang lalu. Masukkannya ke dalam kotak kadbod yang ketat, menandatangani tahun dan entiti sah yang memiliki kontrak. Hantar bungkusan ke gudang. Cari kawasan simpanan kering. Kelembapan boleh membunuh sekuriti.
